協(xié)同辦公軟件的公文管理都有哪些功能？

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

協(xié)同辦公軟件的公文管理
　　　公文管理是實現(xiàn)文件的流轉、審批、辦理、歸檔等電子化處理功能。公文可以是登記的收文，也可以是自擬文。提供電子和紙質辦公相結合，提供以人為中心的可變流程；公文信息的處理情況提供實時跟蹤監(jiān)控，審批詞庫提供多類公文審批詞，方便了領導進行審批操作。公文管理分為收文管理和發(fā)文管理，分別對外來公文、對外發(fā)文進行有效管理。收、發(fā)文系統(tǒng)之間互相關聯(lián)，上級發(fā)文在完成簽發(fā)等審批后進行下發(fā)時可根據(jù)需要自動轉入下級單位的收文系統(tǒng)進行收文處理；收文系統(tǒng)完成收文登記、擬辦、承辦等操作后如需發(fā)文，系統(tǒng)則自動轉入發(fā)文系統(tǒng)開始發(fā)文流轉。

收文管理
　　　收文管理主要對外來公文進行登記入庫、批閱、辦理、歸檔、轉發(fā)等審批處理。登記后的收文送領導批示或閱讀（批示的流程完全可以根據(jù)需要自己定義），處理結束后將文件進行歸檔。
　　　管理人員還可以對收文處理全過程進行限辦(辦理時間的控制)、監(jiān)督、催辦、重定位，也可以隨時打印文件流程跟蹤表及其所有領導的批示意見。
（1）、收文登記：提供了多種接口錄入公文原文（文件引入、標準字段、電子公文調入、掃描和直接輸入）。“收文登記表單”及“審批流程”由管理員預先定義，登記人在起草時只需選擇本公文所需流程即可。完成收文登記只需點擊發(fā)送按鈕公文便按照登記人選定的流程進入公文審批的下一步驟。
（2）、審批：系統(tǒng)向當前用戶提供實時的提醒待辦信息功能（在當前審批人的最新信息庫或在Windows桌面產(chǎn)生辦文提示）。審批人可按相應的審批權限進行以下操作。
　　　　?、?、閱讀公文內(nèi)容
　　　　　②、對公文批示意見
　　　　?、?、可通過插入子流程進行公文傳閱
　　　　　④、可根據(jù)擬辦意見修改公文流程
　　　　　⑤、可根據(jù)辦理情況反復或中止流程
　　　　?、蕖⒖赏ㄟ^手寫簽名或電子印章進行文件的簽發(fā)批示
（3）、公文查詢:當公文設定了公開范圍（協(xié)同OA辦公系統(tǒng)提供“完全公開”、“對本部門公開”、“對上級部門公開”、“對下級部門公開”、“對指定部門公開”、“對同級部門公開”、“完全秘密”等多種公開類型），公開范圍內(nèi)的用戶可利用系統(tǒng)提供的的組合、模糊等檢索方式進行公文查詢，可隨時查看自已辦理過或沒辦理的公文，查看文件具體的辦理信息。
（4）、委托或授權審批：用戶因公事繁忙或出差等原因暫時無法進行公文審批，為避免文件積壓，可授權他人代理自已的文件。
（5）、審批、主題詞：系統(tǒng)提供審批詞和主題詞庫由秘書或管理員將領導的常用審批詞預先輸入，領導在審批文件時可以直接調用。
（6）、辦理：提供主辦、協(xié)辦等步驟，OA辦公自動化使用戶可對辦理情況或結果進行記錄或反饋；
（7）、歸檔：當公文流轉完畢，公文自動返回收發(fā)員進行歸檔操作。
（8）、下發(fā)：如需進行公文下發(fā)，用戶可直接點擊“下發(fā)”按鈕，公文轉入發(fā)文系統(tǒng)，進行發(fā)文審批等操作。
　　　所有的操作都只能在權限設定范圍內(nèi)進行，同時OA辦公還將進行全程流轉的監(jiān)控，如實記錄公文辦理的時間、審批情況等。