從點擊“協(xié)同商務”開始-上海華欣醫(yī)療集團協(xié)同辦公系統(tǒng)實施案例

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登錄上海華欣醫(yī)療集團的官方網(wǎng)站，首頁右上方有一個醒目的按鈕“協(xié)同商務”，它是華欣員工登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)進行日常業(yè)務處理的入口。公司員工每天上班的第一件事，就是打開電腦，打開IE，登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)，大家已經(jīng)熟悉了這種信息交流和傳遞的方式，在這個虛擬的網(wǎng)絡辦公室中，無論在什么地方、什么時間，大家都可以進行事務處理、信息傳達和資料查閱。

華欣醫(yī)療是一家醫(yī)療影像設備行業(yè)的專業(yè)維修公司，專注于為客戶提供包括設備銷售，設備融資租賃，工程維修，零配件球管供應、技術培訓等服務項目，經(jīng)過十余年的發(fā)展目前公司的服務客戶達到了四五百家。近幾年信息化市場的持續(xù)升溫以及信息系統(tǒng)在醫(yī)療行業(yè)管理作用的日益凸現(xiàn)，加速了國內醫(yī)療企業(yè)信息化建設的步伐，但是由于信息化建設本身成功率比較低以及醫(yī)療行業(yè)和IT產業(yè)之間在需求上缺乏吻合等問題，醫(yī)療企業(yè)在對待信息化建設上還是比較謹慎的。作為一家以客戶和服務為核心的醫(yī)療企業(yè)，華欣的信息化建設始于2004年，當時信息化項目的提出主要是基于兩方面的需求：一是解決客戶業(yè)務的處理能力和響應速度，一是加強公司內部各人員以及部門之間的溝通和協(xié)調能力。

初次接觸協(xié)同辦公系統(tǒng)

2004年年底，華欣信息化辦公系統(tǒng)建設項目正式立項開始了選型工作，通過互聯(lián)網(wǎng)我們對市場上的辦公自動化系統(tǒng)進行了初步了解，當時一個新興的辦公軟件引起了我們的興趣和注意，就是我們現(xiàn)在每天使用的協(xié)同辦公平臺，通過網(wǎng)絡我們了解到國內有幾家在協(xié)同辦公領域做的不錯的公司，其中一家是和我們同在上海的OA系統(tǒng)公司，通過OA系統(tǒng)官方網(wǎng)站我們大概了解了OA系統(tǒng)的產品、服務以及成功客戶等方面的信息，初步評估后我們主動致電OA系統(tǒng)公司，因為同在上海很快雙方敲定了產品演示的時間，OA系統(tǒng)售前咨詢顧問的演示給我們留下了深刻的印象，整個演示會圍繞我們提出的需求以及協(xié)同辦公系統(tǒng)如何實現(xiàn)來展開，協(xié)同辦公系統(tǒng)不僅可以實現(xiàn)客戶信息的集中管理和分析，同時通過客戶門戶和流程應用可以大大提升客戶業(yè)務的處理能力和響應速度；更為重要的是，其協(xié)作性在滿足日常辦公信息化的同時實現(xiàn)了公司內部人員的順暢溝通，同時為管理層提供了透明清晰的組織管理，通過此次面對面的溝通和交流，我們對于協(xié)同辦公系統(tǒng)有了一個更加直觀的了解。

選擇OA系統(tǒng)協(xié)同管理平臺()

與OA系統(tǒng)的溝通進一步確定了我們購買協(xié)同辦公系統(tǒng)的意向，通過雙方的深入溝通第一期的初步需求主要集中在工作流程、知識文檔、人力資源、客戶和財務五個方面。出于對軟件的實施風險等方面的考慮，經(jīng)過項目組的討論決定我們還是希望能夠對OA系統(tǒng)產品的成功客戶應用進行參觀，并就此與OA系統(tǒng)公司進行了協(xié)商，對于我們提出的參觀需求OA系統(tǒng)公司挑選了上海的兩家集團型成功客戶，在參觀的過程中我們對于協(xié)同辦公系統(tǒng)的實際應用情況有了進一步的了解，同時提升了我們對于協(xié)同辦公系統(tǒng)成功實施和使用的信心。

在軟件的實施和使用過程中總是存在這樣那樣的問題，對于項目實施過程的難度分析，可能碰到的問題以及如何解決？需求整理中容易犯的錯誤，項目的有效溝通和處理等方面我們還存在一定的疑慮，針對這些問題OA系統(tǒng)項目人員提供具體的實施安排和清單、項目計劃書以及參考方案徹底的打消了我們的疑慮。2005年3月，華欣正式和OA系統(tǒng)達成合作協(xié)議，啟動華欣協(xié)同辦公系統(tǒng)建設項目。

協(xié)同辦公系統(tǒng)的搭建和使用

從現(xiàn)在來看，華欣協(xié)同辦公系統(tǒng)的成功實施和推廣離不開幾個關鍵要素，一是公司管理層的大力支持，華欣的總經(jīng)理以及整個項目組成員參與了整個項目的實施推廣過程；一是OA系統(tǒng)項目實施團隊的專業(yè)能力，從前期的實施準備和需求整理、到系統(tǒng)安裝、初始化設置、以及最終用戶培訓、系統(tǒng)上線和推廣，OA系統(tǒng)的項目實施人員體現(xiàn)了良好的問題解決能力和溝通能力。按照初期的項目時間表，2004年5月整個系統(tǒng)正式上線，在系統(tǒng)的使用和推廣過程中也碰到了一些問題，主要是員工日常辦公方式的轉變。在這一問題上，經(jīng)過項目組成員的溝通確定了一個系統(tǒng)全面推廣方案，首先華欣的管理層強調系統(tǒng)使用的重要性，公司由上至下層層督促使用系統(tǒng)，同時OA系統(tǒng)的項目人員使用了由點到面的漸進方法以及強化培訓等方式，逐步轉變了公司員工的辦公方式，現(xiàn)在華欣所有的業(yè)務都搬到了協(xié)同辦公系統(tǒng)上來處理，對于華欣而言這不得不說是一個很大的改進。

協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用成效

經(jīng)過1年多的系統(tǒng)使用和推廣，公司員工從對協(xié)同辦公系統(tǒng)的不了解到逐步接受，公司業(yè)務處理已經(jīng)完全離不開協(xié)同辦公系統(tǒng)?！傲鞒獭?、“待辦事宜”、“工作流”、“協(xié)作區(qū)”、“留言給我”等等這些系統(tǒng)中的名稱，已經(jīng)逐漸滲透到員工的工作中。在這個虛擬的網(wǎng)絡辦公室中，領導可以輕松的處理日常事務、下達任務和指令、查看工作報表和財務報表；各個部門經(jīng)理可以掌握下屬的工作情況；客戶可以通過門戶了解華欣的新產品信息，提交問題并得到快速的解決。員工之間、部門之間以及公司與客戶之間建立了一個高效的協(xié)作組織，使得業(yè)務的處理更加快速和便捷，交流和溝通變得更加順暢。借用OA系統(tǒng)咨詢顧問的一句話，就是“協(xié)同辦公平臺幫助企業(yè)建立內外部的平滑業(yè)務鏈，各人員、各部門、各機構、客戶、伙伴都可參與企業(yè)的商務過程，建立高效的協(xié)作體系?！?o:p>

通過第一期需求的實現(xiàn)和系統(tǒng)的深度應用推廣，極大的提升了我們對于第二期系統(tǒng)推廣應用的信心。同時OA系統(tǒng)協(xié)同辦公系統(tǒng)在應用的橫向和深度擴展上體現(xiàn)了強大了性能，對于今后深度辦公需求的實現(xiàn)提供了有力的保障。我們希望協(xié)同辦公系統(tǒng)在華欣的成功使用，可以樹立成為協(xié)同辦公系統(tǒng)在醫(yī)療器械行業(yè)的一個典范，為更多的同行業(yè)企業(yè)在信息化建設過程中提供一定的參考和借鑒。