OA系統(tǒng)的個(gè)人文件柜功能中，管理員可以給每個(gè)用戶分配存儲(chǔ)空間的大小

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在上一篇“OA系統(tǒng)全解”的文章中，我們介紹了文檔管理的功能，用于對(duì)單位內(nèi)的公共文檔進(jìn)行管理。今天我們介紹一項(xiàng)對(duì)個(gè)人文檔進(jìn)行管理的功能——個(gè)人文件柜。
OA系統(tǒng)作為一種面向全員辦公的管理軟件，能夠提供幾項(xiàng)面向個(gè)人應(yīng)用的功能，是充分考慮到了員工的工作需求的，所以如果不能好好的利用，不能不說(shuō)是一種浪費(fèi)。

什么是個(gè)人文件柜呢？國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的OA辦公系統(tǒng)廠商泛普OA辦公軟件對(duì)其的解釋是：個(gè)人文件柜給用戶提供了一個(gè)自由的文檔存放空間，簡(jiǎn)單操作既可管理私人文件，也可將文件共享給同事，或者通過(guò)短消息等方式發(fā)送給其他用戶，做到真正的文件一站式管理。管理員可以為每個(gè)人分配文件柜空間，使管理更方便。

個(gè)人文件柜的功能結(jié)構(gòu)

可能會(huì)有人覺(jué)得這個(gè)功能多余，因?yàn)閭€(gè)人文件保存在自己的電腦上就可以了，為什么還要多此一舉的傳到OA系統(tǒng)上呢？

小編認(rèn)為，這個(gè)功能是非常有必要的，主要有兩個(gè)原因：

首先，上傳到OA系統(tǒng)中可以保證文件的安全。因?yàn)橹匾募旁趥€(gè)人電腦上是不夠安全的，有系統(tǒng)崩潰、病毒或誤刪除等諸多風(fēng)險(xiǎn)。而OA系統(tǒng)服務(wù)器作為企業(yè)級(jí)的應(yīng)用支撐，其安全性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)個(gè)人電腦，所以將重要文件存放在這里，無(wú)疑是給文件上了雙保險(xiǎn)。

其次，上傳到OA系統(tǒng)中可以方便的遠(yuǎn)程使用。大多數(shù)企事業(yè)單位的OA系統(tǒng)都支持外網(wǎng)訪問(wèn)，實(shí)現(xiàn)跨地域、全天候的應(yīng)用。將文件傳到OA系統(tǒng)中，就可以隨時(shí)隨地的訪問(wèn)這些文檔，無(wú)論是在家里，還是出差都可以很方便的使用。即使是存放在便攜性很強(qiáng)的筆記本電腦上，也顯然不如這種方式便利。

需要指出的是，個(gè)人文件柜中的文件不是“死”的，而是可以靈活的運(yùn)用，進(jìn)行很多操作。比如在泛普OA辦公軟件中，個(gè)人文件柜中的文件也可以共享給其他用戶，并且設(shè)置共享權(quán)限，包括訪問(wèn)權(quán)限和修改權(quán)限。點(diǎn)擊用戶姓名，就能夠看到共享的文件夾及文件。

同時(shí)，個(gè)人文件柜中的文件還能夠以各種形式發(fā)送，包括短消息、文件、新聞、通知、公告等。這樣一些重要的文件就可以直接在OA系統(tǒng)中發(fā)送給相關(guān)人員，而無(wú)需再?gòu)谋镜厣蟼鳌?/p>

在泛普OA辦公軟件OA系統(tǒng)的個(gè)人文件柜功能中，還有一個(gè)很重要的功能，管理員可以給每個(gè)用戶分配存儲(chǔ)空間的大小。文件多的用戶分配的空間大，文件少的用戶分配的空間小，這樣既能夠滿足不同用戶的需求，又可以避免OA系統(tǒng)服務(wù)器不堪重負(fù)。這是一個(gè)很重要的保障措施。

看得出來(lái)，“個(gè)人文件柜”是OA系統(tǒng)中一項(xiàng)比較簡(jiǎn)單的小功能，但其實(shí)功能無(wú)大小，關(guān)鍵看你怎么去用。用好了，小功能也有大作用。