對于項目經(jīng)理來說，項目管理是一種執(zhí)行力，也是一種思維方式，一個項目能否成功，很大程度上取決于項目經(jīng)理的能力。實際上，一個項目能夠高效運行，也意味著管理思路更加清晰，也會讓任務難度變小。
一.那么，提高項目管理效率的辦法有哪些呢?
有效的項目管理是簡單的，保持事物的簡單性更易于理解。需要注意的是，不要把“簡單”與“籠統(tǒng)”和“不明確”混淆。當涉及大量項目活動的因果關系或者多個可交付成果的相互依賴關系時，即使這些關系不能用簡單的方式表達出來，也不能將其變得籠統(tǒng)和不明確。
想要管理好復雜的項目，使項目活動的因果關系和可交付成果的依賴關系變得簡單，可以從下面的五大要點入手，有助于做好你的項目規(guī)劃，最大程度提高項目管理效率。
1.確定相關利益者：與利益相關者會面，針對他們的需求和期望進行討論，為項目范圍、項目預算和項目時間軸建立基線。
2.定義目標、劃分優(yōu)先級：在了解利益相關者的需求之后，定義清晰的項目目標和確定目標的優(yōu)先級。
3.定義里程碑和可交付成果：明確重要的里程碑、交付成果以及根據(jù)所定義的項目目標制定所需要的項目計劃步驟。
4.創(chuàng)建工作分解結構和時間表：針對每個可交付成果，定義必須完成的一系列任務，從而完成每個可交付成果。并給每個活動確定活動時間、活動責任人以及活動需要的資源。
5.向利益相關者展示項目計劃：向利益相關者解釋你的項目計劃如何滿足他們的需求，同時展示沖突解決方案。
項目計劃通過后，就進入項目執(zhí)行階段，這是項目生命周期中最漫長、最困難的階段。在項目執(zhí)行階段，需要制定實際的項目可交付成果，提交給利益相關者(如客戶)進行驗收。
為了在項目執(zhí)行階段更好地監(jiān)管和控制項目，一個好用的項目管理系統(tǒng)必不可少，比如泛普項目管理軟件，它能夠將復雜的項目管理過程簡單化、規(guī)范化，幫助項目經(jīng)理高效管理項目時間、成本、質量、變更、溝通、風險和問題。
二.提升項目管理效率的小技巧
1.做好項目的五個關鍵
具體的思路就是:明確事->找對人->排計劃->定機制->收好尾，所以我們需要確定的是項目目標、成員、策劃計劃、進度風險以及收尾復盤。
2.理清關鍵問題
不同的階段重點不同，按照常見的項目階段來看，可以分為啟動期、規(guī)劃期、執(zhí)行期、監(jiān)控期及收尾期(項目的5個過程組)同時，每個階段需要明確關鍵目標，鎖定核心問題。
3. 驅動管理節(jié)點、項目相關方管理。
項目經(jīng)理需要識別項目相關方，分析其對項目的要求或需求，并且管理好這些要求和需求，滿足不同的相關方，從而以確保項目的成功。一方面要拉齊信息，另一方面要發(fā)掘風險和問題，及時做出應對，關鍵點上核心信息的確認和決策以及同步，當面的會議溝通是非常有效的手段，但保障會議有效是其中的關鍵，開會前如何和相關方溝通，是管理節(jié)點中最重要的環(huán)節(jié)。
4. 建立和運用機制
持續(xù)和聚焦目標、項目方案、進度(計劃)促成高效執(zhí)行，同時需要我們要發(fā)掘和同步風險，準備預案消除和降低風險危害，風險在各個項目里長期存在，識別、反饋及處理風險是持續(xù)工作，在項目里一方面要建立全員風險管理的意識，鼓勵風險的及時識別和上報。
5. 項目收尾做好復盤
基于目標、方案結合當前完成情況進行復盤，沉淀可復用能力，發(fā)掘項目缺陷、以及下次可以應用的地方，項目結束后修復完善漏洞并記錄可以為下一個項目提供支撐。
關于提高項目管理效率，將會是一直被提及的話題，一定會涉及到數(shù)據(jù)、溝通、協(xié)作等各個方面。泛普軟件也將不斷精進自身，成為各個項目中的得力助手。
