加強(qiáng)大型建筑公司的企業(yè)信息化建設(shè)，既是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)全球化背景下企業(yè)發(fā)展的要求，也是深化建筑企業(yè)工程項(xiàng)目管理體制改革，轉(zhuǎn)變建筑行業(yè)整體發(fā)展方式，加快建筑企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的迫切需要。
目前，建筑企業(yè)所承建工程中的項(xiàng)目文檔的交流與保存大部分仍沿用傳統(tǒng)紙張的方式，信息化利用率很低，尤其是將項(xiàng)目文檔以互聯(lián)網(wǎng)電子文檔的方式進(jìn)行交換、存儲(chǔ)、管理的方式更少。由于一直以來(lái)對(duì)文檔信息化的管理意識(shí)較弱，往往習(xí)慣于把工作重心放在實(shí)際工程建設(shè)環(huán)節(jié)，進(jìn)而忽略了對(duì)項(xiàng)目檔案的有效管理，這直接造成了工程項(xiàng)目文檔信息材料歸檔不及時(shí)，更無(wú)法保證建筑工程檔案信息的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性。同時(shí)，建筑工程項(xiàng)目文檔信息化管理的環(huán)境較為復(fù)雜，這也增加了建筑工程項(xiàng)目文檔管理平臺(tái)建設(shè)的難度。因此，建立一個(gè)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的建筑工程項(xiàng)目文檔管理平臺(tái)，對(duì)于建筑工程項(xiàng)目文檔的交流、存儲(chǔ)、管理將起到積極作用。
本系統(tǒng)為建筑項(xiàng)目管理系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)提供了文檔管理的接口，交換的是文檔的相關(guān)數(shù)據(jù)。如合同管理系統(tǒng)的合同信息都保存到本系統(tǒng)中;材料管理系統(tǒng)的項(xiàng)目材料信息保存到本系統(tǒng)中;財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的財(cái)務(wù)文檔保存到本系統(tǒng)中。
根據(jù)上述分析得知，可將本系統(tǒng)分為七個(gè)功能模塊：即系統(tǒng)管理模塊、收文管理模塊、發(fā)文管理模塊、通知管理模塊、報(bào)表管理模塊、日志管理模塊、檔案管理模塊。這些模塊各自的主要功能如下所述：
1、系統(tǒng)管理模塊
主要功能包括具體在施工程項(xiàng)目管理、各相關(guān)單位及部門管理、系統(tǒng)用戶及權(quán)限管理、用戶密碼和登錄日志管理等。
管理員的分類根據(jù)分工和權(quán)限的不同分為機(jī)構(gòu)或部門級(jí)管理員、企業(yè)或單位級(jí)管理員以及系統(tǒng)級(jí)管理員。機(jī)構(gòu)或部門管理員可添加各機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人及機(jī)構(gòu)或部門各用戶(機(jī)構(gòu)部門用戶);企業(yè)級(jí)管理員可添加本企業(yè)內(nèi)各相關(guān)部門名稱及各部門的管理員和用戶名單(部門級(jí)管理員);系統(tǒng)管理員可添加工程項(xiàng)目參建各企業(yè)的名稱及各企業(yè)的企業(yè)管理員和用戶名單(企業(yè)級(jí)管理員)。根據(jù)不同的工作需要和授權(quán)，各級(jí)系統(tǒng)管理員具有不同的權(quán)限范圍，機(jī)構(gòu)或部門級(jí)管理員的權(quán)限僅限于操作本部門范圍內(nèi)的系統(tǒng);企業(yè)級(jí)管理員的權(quán)限限于操作本企業(yè)內(nèi)部的系統(tǒng);而系統(tǒng)級(jí)管理員的權(quán)限則可以操作整個(gè)項(xiàng)目系統(tǒng)。
2、發(fā)文管理模塊
主要功能包括項(xiàng)目相關(guān)文件、信函等資料的擬稿、審核、印制、簽批、發(fā)放、登記與歸檔等管理;
3、收文管理模塊
主要功能包括對(duì)已收到的項(xiàng)目相關(guān)文件進(jìn)行登記、簽閱、督辦、承辦、查詢管理等;
4、通知管理模塊
主要功能包括會(huì)議通知、設(shè)計(jì)變更通知、監(jiān)理工程師通知等各類通知的定制、編輯、發(fā)放、查詢、歸檔管理等;
5、報(bào)表管理模塊
主要功能是對(duì)具體在施工程項(xiàng)目管理涉及的各類相關(guān)項(xiàng)目表格、報(bào)表的定制、填報(bào)、整理、統(tǒng)計(jì)與歸檔進(jìn)行管理等;
6、日志管理模塊
主要功能是實(shí)現(xiàn)對(duì)具體在施項(xiàng)目相關(guān)日志進(jìn)行編制、簽訂、整理、查詢和歸檔等功能;
7、檔案管理模塊
主要功能包括制訂工程項(xiàng)目文檔、信息資料歸檔進(jìn)度計(jì)劃、及時(shí)進(jìn)行各類檔案上傳、審核、審批、歸檔、歸檔跟蹤統(tǒng)計(jì)及檔案查詢等。分為：
(1)歸檔文件與種類
根據(jù)建筑工程項(xiàng)目文檔數(shù)量和體量龐大、格式和類型繁雜的特點(diǎn)，文件需按照種類歸檔
(2)項(xiàng)目檔案編碼方式
鑒于建筑工程項(xiàng)目文檔管理獨(dú)立性的特點(diǎn)，遵循編碼分類唯一性原則，工程項(xiàng)目檔案信息分類編碼采用由項(xiàng)目代碼、參建方代碼、文件類型代碼和流水號(hào)組成的4位編碼結(jié)構(gòu)。
(3)歸檔責(zé)任單位及歸檔進(jìn)度安排
筑工程項(xiàng)目文檔管理平臺(tái)中須歸檔的文件繁多，往往同時(shí)涉及項(xiàng)目眾多參建方。因此必須進(jìn)一步建立健全和明確各類文件的審批流程。在工程項(xiàng)目施工建設(shè)的同時(shí)，工程項(xiàng)目檔案信息等文檔管理工作必須與其同步進(jìn)行，并從項(xiàng)目的籌備、開(kāi)工初期時(shí)就開(kāi)始同步啟動(dòng)，運(yùn)行至項(xiàng)目最終竣工驗(yàn)收，自始至終關(guān)聯(lián)于工程項(xiàng)目籌備、建設(shè)的整個(gè)生命周期，形成全程記錄、貫穿始終、首尾相接、互為因果的管理體系。亦即建筑工程項(xiàng)目文檔歸檔的工作應(yīng)始終與工程項(xiàng)目施工建設(shè)保持同步，而不能總是滯后于工程項(xiàng)目的籌備和施工建設(shè)，相應(yīng)的文檔歸檔進(jìn)度計(jì)劃必須參照建筑工程項(xiàng)目進(jìn)度的安排來(lái)建立，進(jìn)而根據(jù)歸檔進(jìn)度計(jì)劃將相關(guān)項(xiàng)目文件進(jìn)行準(zhǔn)確、及時(shí)地歸檔。
