在項(xiàng)目管理過程中，并不是每一個(gè)出現(xiàn)的問題都能得到順利、及時(shí)地解決的，需要在反饋信息的基礎(chǔ)上反復(fù)進(jìn)行分析。管理人員在獲得項(xiàng)目開發(fā)過程中輸出的中間結(jié)果或最后階段的結(jié)果后，都可能改變最初的設(shè)想，或收集更多的信息以修正原來的結(jié)果。例如，項(xiàng)目經(jīng)理在弄清解決方案的后果以前，往往難以有把握地提出某項(xiàng)目標(biāo);在獲得某些信息后有可能加強(qiáng)管理力度，增加管理約束條件，修改原有的管理計(jì)劃等。
一、分析問題階段的工作內(nèi)容
具體地說，我們把分析問題階段的工作內(nèi)容概括為3個(gè)部分：
1、分析問題的性質(zhì)和條件
對問題的性質(zhì)和條件進(jìn)行分析，目的在于檢驗(yàn)問題的性質(zhì)和條件是否匹配，使工作任務(wù)和所需資源相當(dāng)。如果力不能及或綽綽有余都可從兩方面作適當(dāng)調(diào)整，直至大體平衡，從而為實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化管理打下良好的基礎(chǔ)。
2、在里程碑處進(jìn)行小結(jié)
應(yīng)該將整個(gè)項(xiàng)目管理過程劃分為幾個(gè)里程碑階段。每到一個(gè)里程碑處，應(yīng)及時(shí)對前段工作進(jìn)行小結(jié)，并對后續(xù)工作進(jìn)行計(jì)劃調(diào)整。這項(xiàng)工作的主要內(nèi)容包括：識別階段工作的重要性;可能采取行動的組織和個(gè)人;利益相關(guān)的組織和個(gè)人;目標(biāo)、評價(jià)指標(biāo)、約束條件的初步描述等。通過在里程碑處的小結(jié)，項(xiàng)目管理人員可以看出在下一步管理過程中需要解決問題的大體方向和領(lǐng)域，以便給予較大的關(guān)注，而對于一些管理效果明顯的領(lǐng)域，則可不必投入較大的精力。
3、制訂管理目標(biāo)
在項(xiàng)目管理過程中，要實(shí)施有效的管理方式，關(guān)鍵在于盡早明確管理目標(biāo)。但由于項(xiàng)目開發(fā)的特殊性，我們很難從項(xiàng)目發(fā)起者那里獲得準(zhǔn)確的描述來判斷管理應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)。管理體制上的隔閡，管理者個(gè)人的偏好，項(xiàng)目發(fā)起者的知識水平，都可能引起項(xiàng)目管理者在目標(biāo)制訂上的偏差。
可以使用泛普軟件的問題管理功能，列出項(xiàng)目中的問題，將其分配給團(tuán)隊(duì)成員，密切跟蹤這些問題，確保快速修復(fù)。
項(xiàng)目問題管理功能是為了確保項(xiàng)目能夠如期完成必不可少的功能，項(xiàng)目經(jīng)理必須管控好整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施生命周期中需求處理和資源利用，以確保交付成果符合預(yù)期。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)有效處理項(xiàng)目中出現(xiàn)的臨時(shí)問題和風(fēng)險(xiǎn)。一般來講糾正行動過程有以下兩個(gè)階段：
二、問題鑒定
第一階段是對當(dāng)前項(xiàng)目情況進(jìn)行調(diào)查，以確定問題的根本原因。
1、識別問題。項(xiàng)目經(jīng)理需要確定問題的原因并評估對項(xiàng)目產(chǎn)生負(fù)面影響。應(yīng)該清楚地描述問題(發(fā)生了什么、何時(shí)、何地發(fā)生?對項(xiàng)目有什么影響?)。
2、了解問題。項(xiàng)目經(jīng)理需要連續(xù)地調(diào)查問題，以了解在問題發(fā)生之前應(yīng)該采取哪些過程步驟。它將幫助識別可能的原因并發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃中的“缺口”。
3、分析可能的原因。經(jīng)理需要找出如果不執(zhí)行首選流程會發(fā)生哪些流程。詳細(xì)的根本原因分析將有助于識別和了解問題的可能原因。
4、收集數(shù)據(jù)。通過收集有關(guān)問題的信息，項(xiàng)目經(jīng)理可以了解哪些可能的原因?qū)嶋H上是以引發(fā)問題的方式發(fā)生的。
5、分析數(shù)據(jù)。通過分析收集到的數(shù)據(jù)，經(jīng)理可以探索哪些可能的原因?qū)е禄驔]有導(dǎo)致問題的發(fā)生。
三、問題解決
第二階段是制定和應(yīng)用解決方案并解決問題，從而防止其再次發(fā)生。
1、確定可能的解決方案。經(jīng)理應(yīng)該找出引發(fā)問題的原因，并確定對項(xiàng)目進(jìn)行哪些更改可以防止這些原因在未來再次發(fā)生。每個(gè)解決方案都有一套糾正措施，可以確保獲得理想的結(jié)果。
2、選擇解決方案。通過分析可能的解決方案，經(jīng)理需要確定哪種解決方案最可行和最合適。
3、實(shí)施解決方案。現(xiàn)在是應(yīng)用解決方案的時(shí)候了。經(jīng)理需要制定一個(gè)計(jì)劃來實(shí)施解決方案并確保對問題采取糾正措施。
4、測量結(jié)果。應(yīng)使用關(guān)鍵績效指標(biāo)來衡量糾正行動過程的結(jié)果，并確定所選解決方案是否解決了問題。
5、更新文檔。在實(shí)施解決方案并解決問題后，項(xiàng)目經(jīng)理需要更新項(xiàng)目文檔，以確保項(xiàng)目中的所有進(jìn)一步活動都將按照改進(jìn)的流程進(jìn)行。
為你提供了一種識別和記錄項(xiàng)目過程中出現(xiàn)的問題和問題解決的方法。該過程還使評估這些問題、評估它們的影響以及決定解決方案變得更容易。問題日志可以幫助你捕獲每個(gè)問題的詳細(xì)信息，以便項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以快速查看狀態(tài)，以及誰負(fù)責(zé)解決它。
