項(xiàng)目型企業(yè)一般都是多個(gè)項(xiàng)目在同時(shí)運(yùn)行，而且多個(gè)項(xiàng)目共用人力、設(shè)備、材料等。如何同時(shí)對這些項(xiàng)目進(jìn)行有效管理，提升多項(xiàng)目管理效益，是現(xiàn)代企業(yè)贏取競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵。
一、多項(xiàng)目管理的難點(diǎn)在哪
1、項(xiàng)目需求洞察不足，需求變更頻繁
需求是任何一個(gè)項(xiàng)目的源頭，啟動(dòng)之初，如何通過需求管理深刻理解項(xiàng)目目標(biāo)是第一大難點(diǎn)。因?yàn)榫晚?xiàng)目本身性質(zhì)而言，通常情況下，項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員將各項(xiàng)計(jì)劃落實(shí)，開始執(zhí)行后，每個(gè)變動(dòng)都會(huì)牽一發(fā)而動(dòng)全身。
2、項(xiàng)目質(zhì)量被忽視，難以衡量和控制
在企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目化管理過程中，項(xiàng)目目標(biāo)是每個(gè)人的共識，項(xiàng)目進(jìn)度雖時(shí)有延誤但相對容易衡量也比較可控，而項(xiàng)目質(zhì)量則屬于非常重要但卻最容易被忽視的要素。項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)給質(zhì)量的定義是“滿足需求，符合適用性”。從這個(gè)定義來看，質(zhì)量就是能夠明確定義和滿足用戶及利益相關(guān)者的要求，而這也正是恰恰很難衡量和控制的。
3、項(xiàng)目執(zhí)行節(jié)奏混亂、驗(yàn)收效果不明確
一個(gè)項(xiàng)目從啟動(dòng)到落地執(zhí)行往往涉及多個(gè)團(tuán)隊(duì)聯(lián)動(dòng)，每個(gè)部分環(huán)環(huán)相扣。其中一個(gè)環(huán)節(jié)因?yàn)橹饔^或者客觀因素的延期，導(dǎo)致整個(gè)計(jì)劃被打亂，往往執(zhí)行時(shí)間的壓縮又帶來關(guān)聯(lián)的延期或者錯(cuò)誤，進(jìn)入惡性循環(huán)。更糟糕的是在這個(gè)循環(huán)過程中，優(yōu)先犧牲的往往是最重要的體驗(yàn)打磨和優(yōu)化環(huán)節(jié)(也就是項(xiàng)目的質(zhì)量)，以此來彌補(bǔ)時(shí)間成本。
4、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估不足，降低了項(xiàng)目干系人滿意度
在項(xiàng)目管理中核心核心干系人的滿意度是非常重要的。項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，讓主要干系人滿意。但對人的管理是最難的，比如如何保持團(tuán)隊(duì)內(nèi)部激情斗志和戰(zhàn)斗力;如何取得管理層的高度信任，并讓他們滿意往往也是最難的。所以，項(xiàng)目管理過程中第四個(gè)難點(diǎn)，是對干系人的管理。
二、泛普軟件-多項(xiàng)目管理軟件
1、明確目標(biāo)，上下同欲
無論是團(tuán)隊(duì)還是個(gè)人，目標(biāo)意識非常重要。對于團(tuán)隊(duì)來說，最清晰的目標(biāo)就是什么時(shí)間最終交付什么成果，這個(gè)成果可以是一個(gè)產(chǎn)品的哪些功能，也可以是客戶需求滿足度達(dá)到多少等等?？傊@個(gè)目標(biāo)一定要清晰，最好可衡量，當(dāng)然，還要保證團(tuán)隊(duì)每個(gè)成員都清楚的知道自己做這項(xiàng)工作最終的目的是什么。
2、做好規(guī)劃，有條不紊
從一開始就對項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)劃可以確保每個(gè)項(xiàng)目里程碑都在實(shí)際時(shí)間線上，一直到項(xiàng)目完成。每個(gè)人都知道誰負(fù)責(zé)項(xiàng)目的哪部分并且能夠全面洞察正在進(jìn)行中的工作和已經(jīng)完成的工作。
3、依據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)和關(guān)鍵結(jié)果劃分工作優(yōu)先級
每天每個(gè)員工都可能會(huì)有多個(gè)不同的跨項(xiàng)目任務(wù)需要去完成。這個(gè)時(shí)候，每個(gè)任務(wù)看起來都是重要且緊急的。那么他們應(yīng)該從哪里開始著手呢?他們應(yīng)該把自己大部分的時(shí)間和精力放在哪里才能使自己的工作效益最大化?當(dāng)然了，有些任務(wù)和項(xiàng)目是比其他的要重要一些的。
4.、明確分工，責(zé)任到人
目標(biāo)是從認(rèn)知上建立統(tǒng)一，避免資源浪費(fèi)。而在具體的執(zhí)行過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或者部門經(jīng)理在分配任務(wù)時(shí)一定要明確每個(gè)人的分工，讓每項(xiàng)任務(wù)都有唯一的負(fù)責(zé)人。這里唯一的負(fù)責(zé)人并不是這件事自始至終都由一個(gè)人負(fù)責(zé)，而是讓TA作為這件事的主導(dǎo)者去推動(dòng)、協(xié)調(diào)工作，這樣做能讓每個(gè)人都有較強(qiáng)的責(zé)任意識。
5、高效溝通，提高信息透明度
項(xiàng)目執(zhí)行過程中的溝通非常重要，主要是為了確保項(xiàng)目進(jìn)度的信息透明和對稱。如果A組已經(jīng)做好某件事，需要B組做另外的事，如果沒有溝通，B可能壓根就不知道，這樣項(xiàng)目進(jìn)度就會(huì)延誤。一般情況下，項(xiàng)目組會(huì)定期召開項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)，和項(xiàng)目成員同步進(jìn)展情況，并再次確認(rèn)各項(xiàng)任務(wù)的截止時(shí)間。
6、進(jìn)度管理，減少逾期
進(jìn)度管理是項(xiàng)目管理中非常重要的因素。常見的項(xiàng)目進(jìn)度表一般是甘特圖。甘特圖只一般包含工作事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人、交付時(shí)間、時(shí)間跨度等幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，可以清晰的展示整個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度。
面對復(fù)雜的多項(xiàng)目資源管理，項(xiàng)目管理軟件提供多種資源管理功能，自動(dòng)根據(jù)資源技能和可分配時(shí)間跨區(qū)域和部門查找合適的資源，通過查看資源列表，每一個(gè)資源的被申請情況一目了然，資源分配更加合理;實(shí)時(shí)跟進(jìn)資源的計(jì)劃分配，實(shí)際分配和實(shí)際使用情況，確保資源使用無沖突;同時(shí)，系統(tǒng)還能夠?qū)Y源的計(jì)劃使用情況與實(shí)際使用記錄進(jìn)行比較分析，
自動(dòng)檢測資源的過度分配與不合適的資源，以便及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
