信息技術(shù)的發(fā)展，改變甚至顛覆了我們的生活和工作方式。大中型公司早已利用信息化手段進(jìn)行企業(yè)管理，而很多信息化意識(shí)較弱的大中型企業(yè)和小型企業(yè)依然采取傳統(tǒng)的手工管理，這種方式具有管理復(fù)雜、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等問(wèn)題，不適用于企業(yè)項(xiàng)目管理，讓中小企業(yè)與大中企業(yè)之間的差距越來(lái)越大。
一、傳統(tǒng)手工管理方式在哪些方面制約和阻礙著企業(yè)的發(fā)展呢?
1、數(shù)據(jù)量大，記錄困難
項(xiàng)目，顧名思義就是多人協(xié)同完成一個(gè)任務(wù)，所以牽扯到的人、事、物千頭萬(wàn)緒，涉及數(shù)百種活動(dòng)及利用資源，工期也很長(zhǎng)，如果采用人工管理，是極容易失敗。不僅信息記錄困難，而且容易出錯(cuò)，進(jìn)而導(dǎo)致項(xiàng)目管理失去意義。因此應(yīng)對(duì)大型項(xiàng)目，采用項(xiàng)目管理軟件就顯得必不可少了。它能實(shí)時(shí)記錄更新項(xiàng)目信息，增強(qiáng)了信息的可靠度與透明度，同時(shí)也大大提升了業(yè)務(wù)及項(xiàng)目的執(zhí)行效率。
2、無(wú)法動(dòng)態(tài)追蹤項(xiàng)目結(jié)果
采用人工管理項(xiàng)目，一旦變更項(xiàng)目將會(huì)對(duì)后續(xù)的進(jìn)度和成本造成影響，需要重新手工對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估、維護(hù)和修改，需要耗費(fèi)很大的精力。而采用項(xiàng)目管理軟件，這些問(wèn)題都會(huì)迎刃而解。項(xiàng)目管理軟件便能快捷有效地記錄和管理項(xiàng)目變更，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)顯示它的變更影響信息。此外，項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)中最重要的一個(gè)功能就是追蹤系統(tǒng)，幫助項(xiàng)目人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，做出解決問(wèn)題的行動(dòng)。
3、項(xiàng)目責(zé)任不明確
一個(gè)項(xiàng)目管理中，有很多不同的負(fù)責(zé)方。利用手工管理存在巨大項(xiàng)目信息欺瞞隱患，無(wú)法做到信息公開(kāi)實(shí)時(shí)透明。項(xiàng)目各方無(wú)法得知其他人的情況，進(jìn)而渾水摸魚(yú)，責(zé)任難劃分，出現(xiàn)問(wèn)題也難追責(zé)。使用項(xiàng)目管理軟件，實(shí)時(shí)和透明的信息使人們更容易發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，找到問(wèn)題的原因及確定問(wèn)題的責(zé)任人。
二、泛普軟件項(xiàng)目管理軟件的重要好處
1、加強(qiáng)項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)合作，提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力。
項(xiàng)目管理的方法提供了- -系列的人力資源管理、溝通管理的方法，如人力資源的管理理論、激勵(lì)理倉(cāng)、團(tuán)隊(duì)合作方法等。通過(guò)這些方法的使用，可以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作精神，提高項(xiàng)目組成員的工作士氣和效率。
2、降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目實(shí)施的成功率。
項(xiàng)目管理中重要的一部分是風(fēng)險(xiǎn)管理，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn) 管理可以有效降低項(xiàng)目的不確定因素對(duì)項(xiàng)目的影響。其實(shí)，這些工作是在傳統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中最容易被忽略的，也是會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生毀滅性后果的因素之
3、有效控制項(xiàng)目范圍，增強(qiáng)項(xiàng)目的可控性。
在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，需求的變更是經(jīng)常發(fā)生的。如果沒(méi)有一種好的方法來(lái)進(jìn)行控制，勢(shì)必會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生很多不良的影響，而項(xiàng)目管理中強(qiáng)調(diào)進(jìn)行范圍控制,變更控制委員 會(huì)(CCB)和變更控制系統(tǒng)的設(shè)立，能有效降低項(xiàng)目范圍變更對(duì)項(xiàng)目的影響，保證項(xiàng)目順利實(shí)施。
4、可以盡早地發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施中的問(wèn)題，有效地進(jìn)行項(xiàng)目控制。
項(xiàng)目計(jì)劃、執(zhí)行狀況的檢查以及PDCA工作環(huán)的應(yīng)用，能夠及早地發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施中存在的問(wèn)題和隱含的問(wèn)題，這樣項(xiàng)目就能順利執(zhí)行。
可以有效地進(jìn)行項(xiàng)目的知識(shí)積累。傳統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施中，經(jīng)常在項(xiàng)目實(shí)施完成時(shí)，項(xiàng)目就戛然而止，對(duì)于項(xiàng)目的實(shí)施總結(jié)，技術(shù)積累，都是-種空談。但目前知名的跨國(guó)公司之所以能夠運(yùn)作很成功，除了有規(guī)范的制度外，還有一個(gè)因素就是有比較好的知識(shí)積累，項(xiàng)目管理中強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，需要進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)，這樣就能將更多的公司項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，轉(zhuǎn)換為公司的財(cái)富?？傮w來(lái)講，項(xiàng)目管理可以使得項(xiàng)目的實(shí)施順利，降低項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)性，最大限度地達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。
