在項目中大家都明確文檔管理的必要性，文檔數(shù)據(jù)對企業(yè)經(jīng)營的重要性不言而喻，它不僅在項目進行過程中起到規(guī)范行為、溝通信息、記錄備份等的作用，還為項目經(jīng)理提供了了解項目進度，查看項目存在問題等的管理依據(jù)，但若做不好項目文檔的管理工作，勢必將造成整個項目管理的混亂。
一、項目文檔管理常見問題
1.文檔儲存亂，關(guān)鍵時刻找不到文件
大部分的文檔都分散于不同員工的電腦里，丟失風險大。項目組成員獲取相關(guān)文檔信息不便，影響工作效率。
2.流程審批復雜
使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)流程，或者PC端線上審批流程，審批節(jié)點冗長而繁復，完成一個流程的審批需花費大量時間，未能及時獲得審批信息，導致延誤工期，造成損失。
3. 文檔搜索困難
電腦硬盤存儲了非常多的文件，隨著文件越來越多，查找所需要的文件就會變得越來越困難。
二、項目文檔管理的價值
1. 知識積累
避免人員調(diào)動、員工離職等帶來的知識的流失;構(gòu)建和規(guī)范項目文檔庫。
2.知識安全
保護文檔隱私，避免信息泄露。對權(quán)限的設(shè)置更加嚴格。
3.成果交付
項目文檔作為項目交付物，是項目驗收的依據(jù)。尤其對于研發(fā)類項目而言，最后的交付物基本都是各類文檔。
三、泛普項目管理軟件幫助您輕松解決文檔管理問題
1.每個文檔有專屬權(quán)限
泛普文檔管理功能支持文檔權(quán)限靈活控制，按角色、部門、成員等維度授權(quán);權(quán)限項還包括，上傳、下載、閱讀、創(chuàng)建目錄等。文檔的權(quán)限管理功能可以讓項目文檔多一層保護。
2.項目文件可遠程共享
跨地域的員工可以隨時隨地查看系統(tǒng)內(nèi)文件，實現(xiàn)高效協(xié)同辦公。除了PC端，泛普項目管理軟件還支持移動端訪問。讓知識在企業(yè)內(nèi)部高效流轉(zhuǎn)。
3.文檔數(shù)據(jù)安全
文檔在云端統(tǒng)一管理，泛普項目管理軟件還支持文檔數(shù)據(jù)的還原與備份，保證文檔數(shù)據(jù)的安全。
4.支持文檔自定義審批
文檔可引用本系統(tǒng)強大的流程引擎，支持自定義審批流程，包括，審批節(jié)點，審批人，審批規(guī)則等。
泛普項目管理軟件包含項目文檔管理工具可幫您輕松整理歸類項目相關(guān)的文件，防止出現(xiàn)版本混淆。之前您可能需要在收件箱里篩選幾遍，才能找到幾個月前的審批文檔?，F(xiàn)在不用如此復雜的操作了，通過泛普項目管理軟件可以立即訪問最新版本的文件，查看他人更改的內(nèi)容。
