隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營(yíng)的多樣化，以及規(guī)模的巨大化，越來(lái)越多的項(xiàng)目導(dǎo)向型企業(yè)已經(jīng)不僅僅運(yùn)行一個(gè)項(xiàng)目，而是同時(shí)運(yùn)行N個(gè)項(xiàng)目。如何同時(shí)對(duì)這些項(xiàng)目進(jìn)行有效管理，提升多項(xiàng)目管理效益，是現(xiàn)代企業(yè)贏取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的有力手段。
一、多項(xiàng)目管理軟件如何高效管理資源
1、資源分配要明確
面對(duì)項(xiàng)目多、資源種類(lèi)也多的現(xiàn)狀，加上管理手段的局限，許多管理層在進(jìn)行資源分配時(shí)對(duì)資源的計(jì)劃使用情況難以全面了解，無(wú)法清楚地了解某個(gè)資源某段時(shí)間的計(jì)劃使用情況，資源分配容易沖突。因此，多項(xiàng)目管理中，每個(gè)資源的分配情況必須清晰明了，從源頭上避免資源沖突現(xiàn)象。
2、資源實(shí)際使用情況要實(shí)時(shí)跟蹤
計(jì)劃永遠(yuǎn)趕不上變化，實(shí)際項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中，總會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的意外，資源隨時(shí)都有可能被調(diào)去其他項(xiàng)目使用，原有的資源使用計(jì)劃就會(huì)被打亂，容易產(chǎn)生資源沖突。多項(xiàng)目管理中，要能夠?qū)崟r(shí)跟蹤并更新資源實(shí)際使用情況，根據(jù)資源實(shí)際使用情況及時(shí)調(diào)整資源使用計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)資源的合理分配。
3、資源使用情況要實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)
除了資源沖突外，多項(xiàng)目的資源使用還存在兩個(gè)極端，要么某一資源無(wú)人問(wèn)津，被空置，造成資源浪費(fèi);要么某一資源被過(guò)多使用，消耗過(guò)大，筋疲力盡……多項(xiàng)目管理中，企業(yè)要能夠?qū)Y源使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，以便空置或過(guò)多使用資源時(shí)進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。
面對(duì)復(fù)雜的多項(xiàng)目資源管理，項(xiàng)目管理軟件提供多種資源管理功能，自動(dòng)根據(jù)資源技能和可分配時(shí)間跨區(qū)域和部門(mén)查找合適的資源，通過(guò)查看資源列表，每一個(gè)資源的被申請(qǐng)情況一目了然，資源分配更加合理;實(shí)時(shí)跟進(jìn)資源的計(jì)劃分配，實(shí)際分配和實(shí)際使用情況，確保資源使用無(wú)沖突;
同時(shí)，系統(tǒng)還能夠?qū)Y源的計(jì)劃使用情況與實(shí)際使用記錄進(jìn)行比較分析，自動(dòng)檢測(cè)資源的過(guò)度分配與不合適的資源，以便及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
二、泛普軟件多項(xiàng)目管理軟件的作用
1、簡(jiǎn)易項(xiàng)目計(jì)劃
項(xiàng)目管理軟件不斷更新其技術(shù)，使您能夠準(zhǔn)確預(yù)測(cè)項(xiàng)目何時(shí)可以完成，并捕捉成本、范圍和進(jìn)度等約束條件。高級(jí)項(xiàng)目管理解決方案的主要優(yōu)勢(shì)在于它可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃和進(jìn)度的自動(dòng)化。這樣的平臺(tái)不僅可以幫助項(xiàng)目專家為他們的項(xiàng)目建立堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，
還可以提供工具來(lái)確定實(shí)施前的里程碑、關(guān)鍵可交付成果和角色。他們將保持計(jì)劃的更新，并根據(jù)您的基準(zhǔn)幫助跟蹤進(jìn)度。
2、平衡資源管理
經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理知道，要成功交付項(xiàng)目，他們需要有效的資源管理策略，以保持團(tuán)隊(duì)的最佳狀態(tài)，而不會(huì)超負(fù)荷工作，反之亦然。資源規(guī)劃的重要性不應(yīng)低估，因?yàn)樗膭?lì)更健康的工作標(biāo)準(zhǔn)。
項(xiàng)目和資源管理工具具有最佳功能，可以查看整個(gè)資源組合的工作量，發(fā)現(xiàn)資源瓶頸和見(jiàn)解，從而可以吸引更多人加入團(tuán)隊(duì)。
3、改善團(tuán)隊(duì)協(xié)作
除了各種資源管理優(yōu)勢(shì)外，項(xiàng)目管理解決方案還旨在改善團(tuán)隊(duì)協(xié)作。人們經(jīng)常指定個(gè)人任務(wù)，這些任務(wù)是整個(gè)團(tuán)隊(duì)試圖完成的更大項(xiàng)目的一部分。項(xiàng)目管理軟件通過(guò)討論任務(wù)、工時(shí)表、依賴關(guān)系、出色的工作等，為員工提供了一種在項(xiàng)目上進(jìn)行協(xié)作的方法。
4、提高客戶滿意度
項(xiàng)目管理軟件的另一個(gè)經(jīng)常提到的好處是它提高了客戶滿意度。當(dāng)你在預(yù)算內(nèi)快速完成一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，客戶會(huì)面帶微笑地迎接并離開(kāi)。滿意的顧客會(huì)重新出現(xiàn)。智能項(xiàng)目管理軟件提供的工具使這種客戶/供應(yīng)商關(guān)系得以繼續(xù)。
通過(guò)應(yīng)用基本的項(xiàng)目管理軟件策略，您可以縮小您的關(guān)注點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)您的目標(biāo)，并提高您的交付能力和成功率。
通過(guò)上面的分析可知，企業(yè)采用項(xiàng)目管理軟件能夠給企業(yè)解決諸多實(shí)際問(wèn)題，提高企業(yè)的工作效率，這對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的意義。在未來(lái)，多項(xiàng)目管理軟件還將具有很好的發(fā)展和應(yīng)用前景。
