一、建設(shè)理念：
為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔的高效管理，我們提出了以下建設(shè)理念，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的文件存儲(chǔ)規(guī)則、自動(dòng)化的歸檔流程、動(dòng)態(tài)的文檔追蹤和靈活的權(quán)限設(shè)置，提升文檔的共享效率，保障文件的及時(shí)性和真實(shí)性。
1. 標(biāo)準(zhǔn)化文件目錄結(jié)構(gòu)：
針對(duì)多套歸檔標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致的混亂，我們建立了一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化文件目錄結(jié)構(gòu)。這種結(jié)構(gòu)能夠確保項(xiàng)目文檔的規(guī)范性和有序性，便于領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行統(tǒng)一排查和問(wèn)題追蹤。標(biāo)準(zhǔn)化的文檔管理不僅減少了管理上的復(fù)雜性，還提高了項(xiàng)目文檔的整體效率。
2. 動(dòng)態(tài)化項(xiàng)目文檔收集：
摒棄傳統(tǒng)的非信息化文檔管理方式，我們采用系統(tǒng)自動(dòng)化收集項(xiàng)目文檔的方法。這意味著在項(xiàng)目的整個(gè)開展過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)預(yù)設(shè)的歸檔規(guī)則自動(dòng)歸集過(guò)程中的文檔和附件，大大減少了手工歸檔的工作量。這種方法不僅保證了過(guò)程資料的真實(shí)性，還避免了文檔后補(bǔ)和遺失的風(fēng)險(xiǎn)。
3. 分級(jí)分權(quán)設(shè)置文檔權(quán)限：
在確保文檔安全性的同時(shí)，我們也注重文檔的使用價(jià)值。因此，我們采用分級(jí)分權(quán)的方式設(shè)置文檔權(quán)限，根據(jù)項(xiàng)目、角色、人員或目錄的不同，實(shí)現(xiàn)文檔查閱的細(xì)分化管制。同時(shí)，我們提供在線借閱申請(qǐng)功能，并設(shè)立規(guī)范的審批流程，確保每次借閱和歸還都有詳細(xì)的記錄，責(zé)任可追溯。
4. 透明的文檔發(fā)生過(guò)程追蹤：
當(dāng)工程事故發(fā)生時(shí)，準(zhǔn)確還原當(dāng)時(shí)的工作過(guò)程至關(guān)重要。我們的系統(tǒng)能夠?qū)⑽臋n與工作過(guò)程緊密關(guān)聯(lián)，使得用戶可以輕松追蹤文檔的來(lái)源、執(zhí)行人、審核意見、整改結(jié)果等關(guān)鍵信息。這種透明的文檔發(fā)生過(guò)程追蹤功能，為問(wèn)題追責(zé)提供了有力的支持，同時(shí)也提升了項(xiàng)目管理的透明度和效率。
