如何做好會(huì)議的時(shí)間管理（二）

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作為一個(gè)好的時(shí)間管理者，每次參加會(huì)議都要攜帶你的日歷記事本。大部分的會(huì)議，最后都會(huì)訂出一些工作進(jìn)度及任務(wù)完成口期。在討論日期時(shí)，有日歷記事本在手，就可以預(yù)防撞期,免除會(huì)后四處找人重新商定的窘?jīng)r。

好的時(shí)間管理者應(yīng)當(dāng)在會(huì)議中尋求共識(shí)。借由表決或沖突才得到的結(jié)果，絕對(duì)比不上共識(shí)決議所能帶來的團(tuán)隊(duì)和諧與工作效率。討論中如有強(qiáng)烈的反對(duì)意見，可以將此意見列入待議事項(xiàng)，稍后討論，或請(qǐng)對(duì)方做合理的說明，不要任意封殺反對(duì)者。曠野中的清音往往散發(fā)無限禪意，值得傾聽。不論你覺得值得與否，你總不希望有人感到被孤立，或是被敵視吧？但也別忘了！有時(shí)候團(tuán)隊(duì)多數(shù)成員的意圖已明，而且還有許多事尚待決議，時(shí)間應(yīng)當(dāng)掌控得宜。

如果有人因位居偏遠(yuǎn)地方，無法到場(chǎng)參加會(huì)議，你可以利用電話，甚至視頻設(shè)備，讓大家都能參與。使用電話會(huì)議這種形式時(shí)，在場(chǎng)者發(fā)言前應(yīng)自報(bào)姓名，否則會(huì)造成電話那頭的與會(huì)者一頭霧水。例如：“我是老包。我認(rèn)為……”雖然電話會(huì)議及視頻會(huì)議既經(jīng)濟(jì)又方便，但是有些重要的會(huì)議仍然需要傳統(tǒng)式面對(duì)面的溝通會(huì)談，譬如：認(rèn)識(shí)一位新客戶，或推動(dòng)一個(gè)新項(xiàng)目等等。由于今日傳播視頻科技先進(jìn)且普及，而你居然愿意不辭舟車勞頓，親自出席該場(chǎng)會(huì)議，對(duì)方將感受到你個(gè)人對(duì)會(huì)議的重視。惟有當(dāng)與會(huì)者之間都已相當(dāng)熟悉時(shí)，高科技視頻功能才可達(dá)事半功倍之效。

做會(huì)議總結(jié)。在你說出那一聲美妙的“會(huì)議結(jié)束”之前，必須將會(huì)議的決議事項(xiàng)做一總結(jié)。最好的方法之一是很快地將決議之行動(dòng)事項(xiàng)復(fù)述一遍。例如：“若記錄無誤的話，老包將負(fù)責(zé)葛瑞森專案報(bào)告；小蘇將負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)在洛杉磯的廠商；強(qiáng)哥將分發(fā)安德生一案的相關(guān)資料給大家……?！边@樣每個(gè)人都會(huì)知道自己該負(fù)責(zé)的項(xiàng)目。最有效的方法是將行動(dòng)項(xiàng)目列在另一頁(yè)，或是在原有記錄上做特別的標(biāo)示，兩者皆可行，白紙黑字、清清楚楚地列下行動(dòng)項(xiàng)目與要求標(biāo)準(zhǔn)。

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