辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計及其應(yīng)用研究

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    0  引言

    隨著知識經(jīng)濟時代的到來，知識己成為經(jīng)濟增長和社會發(fā)展及企業(yè)成長的關(guān)鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企業(yè)與機鉤信息化建設(shè)的核心。對知識前所未有的重視使以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，在知識經(jīng)濟時代，企業(yè)與機構(gòu)不僅要求員工對他所要實施任務(wù)目標能夠“知其然”，更要求員工特別是管理者，能夠“知其所以然”。在這種背景下，辦公自動化領(lǐng)域不可避免地孕育著一場新的革命：從以工作流程為中心的第二代辦公自動化系統(tǒng)提升到以知識管理為核心的第三代辦公自動化系統(tǒng)。

    1  辦公自動化的定義與發(fā)展

    狹義的辦公自動化限于文字編輯和處理、文檔管理和檢索等事務(wù)。廣義辦公自動化是建立在管理信息系統(tǒng)(Management Information system簡稱入MIS)基礎(chǔ)上，其辦公業(yè)務(wù)包括有決策支持系統(tǒng)(Decision Support system簡稱DSS)功能。辦公自動化的理論基礎(chǔ)是行為科學、系統(tǒng)科學、管理科學、人機工程學等，其直接采用的技術(shù)有計算機技術(shù)、通信技術(shù)和自動化技術(shù)。一個完整的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)包括信息采集、信息處理、信息傳輸、信息輸出(包括存儲、顯示、打印等)。

    辦公自動化的產(chǎn)生和發(fā)展，首先是由于傳統(tǒng)的辦公技術(shù)和設(shè)備所具有的辦公效率已不能適應(yīng)日益發(fā)展的信息化社會的要求。其次，是辦公業(yè)務(wù)的信息、量急劇增加。由于科學技術(shù)的進步，社會和生產(chǎn)的發(fā)展，人類社會己進入了信息化時代，出現(xiàn)了“信息爆炸”或“知識爆炸”。第三，辦工人員激增，辦公費用直線上升。第四，計算機技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展，特別是微電子技術(shù)的發(fā)展，為辦公自動化打下了堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)；同時，現(xiàn)代化的科學管理，將系統(tǒng)科學、行為科學、計量經(jīng)濟學和統(tǒng)籌學等融合在一起，為實現(xiàn)辦公自動化提供了理論基礎(chǔ)。

    2  辦公自動化系統(tǒng)的功能需求分析

    有不少企業(yè)早就已經(jīng)有了用于辦公用途的計算機，但這些計算機主要局限于使用Microsoft Office或者WPS Office這一類的文字處理軟件，而且各自獨立運行，未能有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與交流，可以說每一臺計算機就像足一個“信息孤島”。

    1) 實施OA系統(tǒng)，是企業(yè)改變“信息孤島”局面、以企業(yè)信息化實現(xiàn)科學管理的必由之路。但是，OA系統(tǒng)又是IT建設(shè)的難點，具有信息量大、涉及崗位、人員眾多、處理流程復(fù)雜、需求變化大等特點。這就是OA系統(tǒng)的功能多樣性和靈活性，所以應(yīng)該結(jié)合企業(yè)的實際情況，分階段逐步實現(xiàn)和完善各項功能，將辦公自動化系統(tǒng)建成一個為企業(yè)全面信息化管理服務(wù)的平臺。

    2) OA系統(tǒng)必須提供遠程辦公的功能為適應(yīng)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，OA系統(tǒng)必須具有開放性和互聯(lián)性的特點，支持經(jīng)理人員及決策者的異地遠程辦公，支持集團化的異地信息共享。

    3) 以系統(tǒng)必須為其它業(yè)務(wù)子系統(tǒng)提供聯(lián)接的紐帶

    OA系統(tǒng)以加強管理，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外信息的高度共享和合理有序流動為核心，所以O(shè)A系統(tǒng)必須能夠通過對工作流的分析，將其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機地結(jié)合起來，利用電子郵件等方式在各部門之間進行聯(lián)系。在保證信息的安全性、一致性、及時性的基礎(chǔ)上，最終使信息在各個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)之間安全、順暢地流動，達到提高工作效率，優(yōu)化管理，節(jié)約運營成本的目的。

    4) OA系統(tǒng)必須成為企業(yè)信息系統(tǒng)的決策中心

    通過OA系統(tǒng)所建立起來的開放性平臺，必須能夠方便地查詢前臺管理系統(tǒng)、后臺管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等各個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，并通過辦公自動化系統(tǒng)特有的數(shù)據(jù)分類、匯總、統(tǒng)計、分析等功能，對這些數(shù)據(jù)進行加工和處理，使企業(yè)管理人員和決策者能夠及時準確地掌握企業(yè)經(jīng)營各個環(huán)節(jié)的變化情況，為科學決策提供充分的依據(jù)。

    3  辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

    辦公自動化系統(tǒng)的軟件設(shè)計開發(fā)過程中遵循軟件工程的開發(fā)管理過程，根據(jù)系統(tǒng)的功能要求進行，注意做到統(tǒng)籌規(guī)劃，分期建設(shè)，配套發(fā)展。

    3．1 辦公自動化系統(tǒng)的功能模塊規(guī)劃

    辦公自動化系統(tǒng)從功能上基本覆蓋了公司內(nèi)部各個部門，并從技術(shù)上達到“無紙”辦公要求。其核心是由群件系統(tǒng)結(jié)合工作流自動化技術(shù)組成信息交換平臺。主要作用是對工作過程中所產(chǎn)生的各種信息資源，如各種文件、通知以及數(shù)據(jù)等加以匯總、分類，并根據(jù)需要分配給相應(yīng)的部門使用。該系統(tǒng)主要模塊如圖l所示。

圖1 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

    3．2 辦公自動化系統(tǒng)的體系總體結(jié)構(gòu)設(shè)計

    分層結(jié)構(gòu)模型是企業(yè)級應(yīng)用軟件開發(fā)模型，該模型將應(yīng)用劃分為表示層、業(yè)務(wù)層和數(shù)據(jù)層。

    表示層，也稱顯示層或界面層，是人機交互界面，負責處理用戶的輸入和輸出，提供可移植的表示邏輯。業(yè)務(wù)層，也稱邏輯層或中間層，是整個應(yīng)用程序的核心，包括數(shù)據(jù)訪、訪問層和業(yè)務(wù)層。訪問層主要解決如何從數(shù)據(jù)庫中提取和保存數(shù)據(jù)；業(yè)務(wù)層主要處理一些業(yè)務(wù)邏輯和業(yè)務(wù)規(guī)則。在許多應(yīng)用程序中，往往將業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)訪問放在同一邏輯層中，這樣雖然可以達到預(yù)期效果，但通常并不實用。分為兩子層后，當數(shù)據(jù)庫對象發(fā)生改變，如從MSSQL Server數(shù)據(jù)庫改為從Oracle數(shù)據(jù)庫中提取數(shù)據(jù)時，只需簡單的修改數(shù)據(jù)服務(wù)層組件，對應(yīng)用程序不會有任何影響。

    數(shù)據(jù)層，也稱數(shù)據(jù)訪問層，主要完成數(shù)據(jù)的定義、查詢和更新等操作，并維護數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

    3．3 分層設(shè)計

    3．3．1 表示層設(shè)計

    用戶通過瀏覽器，進入表示層，通過頁面輸入登錄信息，實現(xiàn)訪問請求過濾，通過身份驗證后，進入主界面，然后通過主界面的樹型操作菜單動態(tài)顯示各個分頁面。該層提供了各模塊標準統(tǒng)一的顯示界面，并提供系統(tǒng)各個模塊的Web層接口，這些接口信息是通過邏輯層的數(shù)據(jù)訪問服務(wù)從數(shù)據(jù)庫中動態(tài)提取的。此層在本系統(tǒng)中以Web項目的形式實現(xiàn)。

    3．3．2 邏輯層設(shè)計

    邏輯層首先根據(jù)各個模塊的功能抽象出不同的類，其中訪問數(shù)據(jù)庫的類不可或缺，所有有關(guān)數(shù)據(jù)庫的操作都通過調(diào)用此類來實現(xiàn)。

    3．3．3 數(shù)據(jù)層設(shè)計

    對于分布式應(yīng)用程序來說，在數(shù)據(jù)層使用存儲過程是一種較好的實施手段。使用存儲過程可以保持應(yīng)用程序的執(zhí)行效率并簡化數(shù)據(jù)層，另外可以增加系統(tǒng)設(shè)計的靈活性。當數(shù)據(jù)庫發(fā)生變化時，可以通過改變存儲過程語句而無需改變程序代碼即可實現(xiàn)。設(shè)計數(shù)據(jù)層之前要了解數(shù)據(jù)庫表中存儲的內(nèi)容，以及怎樣通過存儲過程獲得數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)層金部采用存儲過程來封裝對底層數(shù)據(jù)的操作，邏輯層則通過訪問數(shù)據(jù)庫的類，利用ADO來實現(xiàn)對數(shù)據(jù)層數(shù)據(jù)的操作。

    3．3．4 通用層設(shè)計

    為了使得各層之間在傳遞數(shù)據(jù)時具有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，在本系統(tǒng)中增加了一個通用層，用來提供模塊接口和通用工具集給其他三層使用。

    4  辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用

    辦公自動化系統(tǒng)的實施，對企業(yè)辦公管理所起到的積極影響有很多，其主要表現(xiàn)在以下三個方面：

    1) 效率的提高

    辦公的效率能得到大幅度的提高，下表是某企業(yè)實施辦公自動化系統(tǒng)前后的時間與效率比對表：

表l 實施辦公自動化系統(tǒng)前后的時間與效率比對表

    2) 流程的改善

    從改善流程角度分析，主要體現(xiàn)在兩個實用因素：

    (1) 同步進行：如工程部與財務(wù)部可以同步進行會審，工程部側(cè)重合同的工程方面，財務(wù)部側(cè)重合同的資金方面。

    (2) 可越過性：如遇到較急的合同會審時，一些環(huán)節(jié)不一定必須參與的環(huán)節(jié)可以越過。

    3) 辦公成本的降低

    辦公自動化的實施對辦公成本的影響主要體現(xiàn)在以下兩個方面：

    (1) 辦公成本

    實施辦公自動化，真正做到無紙化辦公，可大幅度的節(jié)省辦公費用。如：日常往來函件，傳真可通過以發(fā)送，既提高了傳遞速度，又節(jié)省了復(fù)印紙張。

    (2) 交通成本

    分公司與總公司、分公司之間以及分公司內(nèi)部由于地域的限制，溝通十分不便，往往由于一項業(yè)務(wù)的報批，車輛往來的油耗費及路橋費消耗十分嚴重。實施以后，一些報批可以在網(wǎng)上授權(quán)進行，交通費用大大降低。

    5  結(jié)束語

    辦公自動化系統(tǒng)在現(xiàn)代社會信息科學領(lǐng)域的發(fā)展十分迅速，它是一門融合多種學科的綜合技術(shù)，目前已經(jīng)受到各國信息技術(shù)人員的廣泛重視。隨著理論研究的不斷的深入和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)將在社會的各個領(lǐng)域獲得更廣泛的應(yīng)用。