你的項目管理有持續(xù)改進嗎？

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    開發(fā)有效的程序文件

    程序文件可以是政策、程序、指導(dǎo)方針、表格和檢查表，或者是這些東西的組合。好的程序文件將加快項目管理成熟過程，促進對各層次管理的支持，大大地改善項目溝通。

    項目管理的動態(tài)特性及其多功能的內(nèi)涵，使得組織需要大量的程序文件來指導(dǎo)一個項目通過一系列的階段和時期。尤其對于大公司，挑戰(zhàn)不僅是要為每個項目活動提供管理的指導(dǎo)方針，而且還要提供一個連貫的程序化框架。在這個框架中，來自各部門的項目負責(zé)人能夠合作和相互溝通。特別是，每個政策和程序必須保持在項目生命周期內(nèi)與相關(guān)的職能部門一致。

    程序性文件的一個簡單有效的粗略分類方法是利用工作分解結(jié)構(gòu)的概念進行分類。這種分類概念以項目的主要生命周期階段為主線，將主要的程序性類別進行組織，然后每一類又被細分為：指導(dǎo)方針、政策、程序、表格和檢查表。必要時，還可以延伸出附加的步驟，以針對各種項目和運作的職能次級單位開發(fā)政策、程序、表格和檢查表。這種正規(guī)的做法適用于很大的項目，但由于增加額外的管理人員，很可能發(fā)生新的工作接口問題和額外的管理費用，所以要盡力減少政策和程序的分層。

    當(dāng)公司在運用項目管理方法方面變得更加成熟的時候，項目管理政策和程序就可以被廢棄，而代之以指導(dǎo)方針、各種表格和檢查表。這樣可以為項目經(jīng)理提供更多的彈性。然而，達到這種程度需要較長的時間。

    項目管理方法

    項目管理方法的建立，可以大大地增加組織在項目管理方面不斷成功的可能性。一個成功的項目管理方法是基于它的指導(dǎo)方針和表格，而不是政策方針和程序。方法必須有足夠的彈性，以便于它們能很容易適應(yīng)所有的項目。

    當(dāng)開發(fā)和購買一個項目管理方法時，需要考慮該方法應(yīng)該支持企業(yè)文化。要把方法變成一流的項目管理實踐，關(guān)鍵是它對企業(yè)文化的適應(yīng)性。

    認識持續(xù)改進的必要性

    當(dāng)企業(yè)在項目管理上走向成熟，并達到了一定程度的成功時，就獲得了可持續(xù)性競爭優(yōu)勢。然而，企業(yè)的競爭者不會坐視這些，他們必然也在不斷進步。這樣，也許企業(yè)會喪失大部分的可持續(xù)性競爭優(yōu)勢。所以，要想保持企業(yè)的持續(xù)競爭力，就必須要認識到持續(xù)改進的必要性。持續(xù)改進可以使企業(yè)保持住它的競爭優(yōu)勢，不斷應(yīng)對新的挑戰(zhàn)。

    能力規(guī)劃

    伴隨著企業(yè)在項目管理上的優(yōu)秀程度的提高，在較短的時間內(nèi)，利用較少的資源而執(zhí)行較多的工作，這樣的好處十分明顯。問題是組織能多承擔(dān)多少工作？為了解決這個問題，目前大多數(shù)公司都致力于建立能力規(guī)劃模型，進而分析在現(xiàn)有的人力、物力的條件下能承擔(dān)多少新的工作量。在進行能力規(guī)劃時，需要考慮的因素應(yīng)該包括：人力資源、時間、設(shè)備、現(xiàn)金流、技術(shù)等多方面的因素。

    能力模型

    在21世紀(jì)，企業(yè)將用能力模型來代替工作描述。項目管理中工作描述傾向于強調(diào)可交付成果及來自項目經(jīng)理的期望，而能力模型側(cè)重的是為獲得這些可交付成果而需要的技能。