高校辦公自動化系統(tǒng)建設實踐

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　　一、校外調研與校內調研相結合

　　通常認為，OA系統(tǒng)自70年代末進入我國，大體經(jīng)歷了三個發(fā)展階段：即以數(shù)據(jù)為處理中心的傳統(tǒng)MIS系統(tǒng)的第一代辦公自動化，以工作流為中心的第二代辦公自動化系統(tǒng)，以知識為核心的第三代辦公自動化。也有作者將這三個階段定義為文件型OA(1980～1999年)、流程性OA(2000～2005年)和知識型OA(2005年～至今)。總的說來，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展是從以數(shù)據(jù)為核心發(fā)展到以信息交流為核心，進而提升為以系統(tǒng)地運用知識為核心。調查表明，目前雖有個別高校OA系統(tǒng)較為先進，基本接近于知識型OA，但相當多的高校仍然處于流程型階段，這與各個高校辦學規(guī)模、使用OA歷史等有關。同時我們注意到，OA的迅猛發(fā)展帶動了一大批專門從事OA系統(tǒng)開發(fā)的公司和企業(yè)如雨后春筍般成立，這些企業(yè)可謂是魚龍混雜，泥沙俱下，都想在OA市場中分得一杯羹。從事OA開發(fā)公司的技術水平良莠不齊，高校對公司進行甄別顯得尤為重要。為此建設OA前需進行充分調研。

　　調研要做好校內調研和校外調研兩個方面。校外調研又分為去企業(yè)調研和去高校調研。企業(yè)調研主要是把握最新的技術發(fā)展潮流，弄清哪些企業(yè)具備良好開發(fā)資質，確保新建的OA系統(tǒng)技術過硬和可持續(xù)發(fā)展;高校調研主要是吸取兄弟高校好的經(jīng)驗和做法，避免走彎路和回頭路。校內調研根據(jù)各高校機構設置的不同，一般又以黨政辦公室為牽頭單位開展調研，針對不同層面的需求，如校領導需求、業(yè)務部門需求、二級學院需求等，整體上把握學校擬要新建系統(tǒng)的整體規(guī)模、主要功能、主要流程等，避免出現(xiàn)建成的系統(tǒng)出現(xiàn)大的低級失誤。進行詳細調研也便于日后在招標書中對擬新建產品的要求進行準確描述。

　　二、產品通用特性與高校個性需求相結合

　　軟件產品的發(fā)展已經(jīng)高度市場化，市場化競爭促使其產品愈來愈專業(yè)化。OA產品發(fā)展日新月異，非專業(yè)團隊難以開發(fā)出高質量的、有競爭力和生命力的產品。市場調研顯示，當前國內大多數(shù)高校通常的做法也都是委托專業(yè)公司開發(fā)，雖有極少部分技術實力較強的高校采取自主研發(fā)，其個性化要求雖能得到保證，但在安全性、穩(wěn)定性、功能性、可操作性等方面仍有其短板，使用風險不可謂不高。專業(yè)公司開發(fā)則相對時間短，代碼規(guī)范，界面友好，穩(wěn)定性和安全性有保證;但商業(yè)產品也有其不足之處，主要表現(xiàn)為通用性不夠，具體來說表現(xiàn)在功能模塊固定，界面固化，風格單調，流程單一。由于缺乏對高校內部運行體制機制的熟悉，開發(fā)出來的商業(yè)化產品往往不能達到高校的要求，接地氣方面做得很不夠。為此做足需求調研工作關系到整個OA系統(tǒng)的成敗。需求調研前，為增強感官認識，建議邀請相關企業(yè)到校進行產品演示，從對使用界面、業(yè)務流轉等方面的演示中增加對產品的感性認識，避免憑空想象。經(jīng)過多家產品的演示對比，能比較清晰地對產品的優(yōu)缺點進行判斷，對后續(xù)的招標工作起到很好的參考作用。待公司中標后，還需要進一步細化產品需求。一般情況下，OA系統(tǒng)業(yè)務操作主要是黨政辦公室負責。黨政辦公室是學校的綜合辦事機構，掌握信息較全，對學校整體工作有較好把握，調研可以分科室進行，如秘書科的公文流轉，綜合科的接待管理、車輛管理、會務管理，信訪科的信訪管理等，再經(jīng)分管副主任、主任把關。為求得需求的準確，辦公室內部應召開專題會議進行充分討論。