檔案上海OA信息化的主要觀點與創(chuàng)新、不足

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    一  主要觀點

    本文的主要觀點包括：

    第一，當前中國企業(yè)的檔案管理、知識管理都面臨困境、陷入重圍。現(xiàn)代的知識管理可以為傳統(tǒng)的檔案管理走出重圍提供一種新的視角；而傳統(tǒng)的檔案管理也可以為現(xiàn)代的知識管理突破困境提供一種新的思路。

    第二，檔案管理應該以知識管理為導向，將文件、檔案視為企業(yè)重要的知識資源，將檔案管理的關(guān)注點從文件、檔案實體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊含的知識；應該按照知識管理的要求，應用先進的知識管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件、檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動，從而提升檔案管理的價值，提高檔案管理的地位。即，應該實行“以知識管理為導向的檔案管理”。 

    第三，知識管理可以從檔案管理切入、起步，以檔案管理為基礎(chǔ)、核心；可以利用檔案管理的基礎(chǔ)，借鑒成熟的檔案管理技術(shù)方法，開展知識的積累、組織、評價與服務等各項活動，從而促進知識管理的可操作性，促進知識管理的簡單實現(xiàn)。即，可以實行“以檔案管理為基礎(chǔ)的知識管理”。 

     二  創(chuàng)新之處

    本文的創(chuàng)新之處體現(xiàn)在以下方面：

    1  在理論研究上

    第一，基于雙向視角研究檔案管理與知識管理問題，不僅從知識管理角度審視檔案管理，深化了對“以知識管理為導向的檔案管理”的研究；而且從檔案管理角度審視知識管理，首次明確提出了“可以實行‘以檔案管理為基礎(chǔ)的知識管理’”的觀點，突破了原有單向視角的局限。

    第二，首次運用系統(tǒng)耦合原理指出，檔案管理與知識管理之間的密切關(guān)系、內(nèi)在聯(lián)系實質(zhì)上是一種耦合關(guān)系，并分析了這種耦合關(guān)系所提出的管理要求。

    第三，首次應用企業(yè)資源基礎(chǔ)理論證明，文件、檔案是企業(yè)的核心資源，檔案管理是獲取、管理、利用企業(yè)核心資源的重要手段。首次運用簡單管理思想提出，知識管理可以從檔案管理切入，可以利用檔案管理技術(shù)方法，可以借助檔案管理與業(yè)務流程緊密結(jié)合。

    2  在實踐研究上

    第一，大量運用實證研究方法與案例分析方法，比較深入地論述了如何具體實現(xiàn)“以知識管理為導向的檔案管理”，初步論述了如何具體實現(xiàn)“以檔案管理為基礎(chǔ)的知識管理”，使“檔案知識管理模式”具有可操作性，突破了原有研究的抽象與空洞。

    第二，比較深入地論述了當前企業(yè)中檔案管理系統(tǒng)、知識管理系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)的關(guān)系，提出了“檔案知識管理”系統(tǒng)構(gòu)建的原則與策略。

    3  不足之處

    本文的不足之處在于：

    第一，本文第4章關(guān)于“檔案知識管理模式”具體實現(xiàn)的論述仍顯得比較膚淺；而且主要從管理層面論述“檔案知識管理模式”的實現(xiàn)問題，而對技術(shù)層面的問題涉及較少；也沒有深入分析當前主流知識管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)與功能，以及檔案管理在其中的地位與作用。

    第二，本文主張檔案管理、知識管理應與業(yè)務流程緊密結(jié)合，但對于如何具體做到與業(yè)務流程結(jié)合論述不多、不夠深入。

    第三，檔案管理、知識管理可以有許多不同的模式，不同企業(yè)適用于不同的模式。“檔案知識管理模式”為什么適用于中國企業(yè)，本文沒有深入論述。

    第四，本文對于為什么隱性知識只有通過記錄物化于文件，才能轉(zhuǎn)化為顯性知識，才能被有效積累、固化，沒有充分闡述。本文對于文件、檔案的真實性、可靠性問題，知識的安全性問題涉及較少。

    第五，由于時間、經(jīng)費等原因，本文所調(diào)研、采訪的樣本數(shù)有限，可能普遍性、代表性不足。

上述這些都是后續(xù)研究的方向。

本文作者：徐擁軍