計量管理系統(tǒng)為現(xiàn)行信息管理可被更改和再次利用

典型地說，這些事務(wù)處理在一個工作紐中通過局域網(wǎng)進行并通過與本組織機構(gòu)主干網(wǎng)相聯(lián)接或通過廣域網(wǎng)或電信來與工作以外的其他人進行通信。當防止系統(tǒng)的外界源與該系統(tǒng)進行事務(wù)處理通信時會發(fā)生一種特殊情況比如-個數(shù)據(jù)庫中的文件被利用該數(shù)拋埠的菜人通過一個登錄的終端所更新。不管怎樣，除非該組織機構(gòu)采取特殊的保護措施，否則任何這些通信過程所形成的文件將幾乎或完全沒有作為證據(jù)的價值。為了使文件具有證據(jù)價值，事務(wù)處理的內(nèi)容必須附有以下數(shù)據(jù)記錄之． 1．形成者的職能背聚和導致該文件所記錄的事務(wù)處理產(chǎn)生的過程． 2．軟件和硬件的依賴性； 3．理解事務(wù)處理內(nèi)容所必高的編碼結(jié)構(gòu)。 對于這三類元數(shù)據(jù)我們還必須添加一個獨有的標識符和檢索用 的其他信息以及關(guān)于文件利用的條款和條件。在20世紀90年代中期我們把這些綜合定義為“而務(wù)認可的通信要求”把一個可以把元數(shù)據(jù)從所有這些信息源中傳送的“協(xié)議”模型。 【1】檔案化電予文件系統(tǒng)的設(shè)計必須在兩個基本原則指導下進行：首先電子文件必須從其形成之時起即按檔案的要求來進行管理，并防止被改動。這樣做的結(jié)果是夕檔案工作者必須在管理中放棄“文件生命周期”模式其次，電子文件必須按件來進行管理使用單份文件級層次的元數(shù)據(jù)。 【2】篁樣做的結(jié)果是，檔案J作者需要確保元數(shù)據(jù)是與電子文件的內(nèi)容 一起形成并絕對安拿地蓋上電子印章進行保在。這些原則與那些指導辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計和運行的原則在本質(zhì)上是沖突的。首先辦公室文件在多￡弗個現(xiàn)實使用階段中必須作為現(xiàn)行信息管理可被更改和再次利用。這樣做的結(jié)果是，新的信息需要取代IR的信息，文件的新近稿本和最終形式必須總處于最優(yōu)先的地位。其次辦公室文件應(yīng)根據(jù)各具有查閱優(yōu)先權(quán)的辦公部門和用戶的需要按邏輯進行整理，以便使文件看上去如同艾實體與那些涉及同樣的事務(wù)、處下習‘事務(wù)處理過程同一階段、要求進行同樣的審查或有著同樣的主題的文件在放在一起一樣。這種按理必須適應(yīng)性很強并需要反映出犄定用戶所認可的意圖。