計量管理系統(tǒng)對企業(yè)組織進行有效溝通和了解

在編制項目溝通計劃時應重點做好以下工作。 項目溝通計劃主要包括以下幾個方面的內(nèi)容。 描述信息收集和文件歸檔的結構，這一結構用于收集和保存不同類型的信息。 項目干系人的聯(lián)系方式。 傳遞重要信息的格式。例如，項目績效報告的格式、項目評審報告的格式等適合本項目的統(tǒng)一各種文件的模板，并提供報告編寫指南。 用于創(chuàng)建信息的日程衰。例如，是否已經(jīng)分配資源去創(chuàng)建、聚集和發(fā)送關鍵項目信息？ 項目千系人是否知道什么時候期望提交不同的信息？什么時候他們需要參加重要的會議？ 獲得信息的訪問方法。例如，哪些信息在線保存？哪些信息允許項目成員共享？每個人都能訪問所有的項目文件嗎？ 工作匯報方式。明確表達項目成員對項目經(jīng)理或項目經(jīng)理對上級和相關人員的工作匯報方式、時間和形式。例如，下面成員對項目經(jīng)理通過發(fā)送周報二通過電話匯報和及時溝通；每月直接對用戶進行一次項目進展的書面匯報等。 溝通計劃的維護人。主要是明確發(fā)生變化時由誰來更新溝通計劃，新的計劃如何發(fā)送？對哪些相關人員發(fā)送等。 (溝通需求分析。在編制項目溝通計劃時，最重要的是理解組織結構和做好項目千系人分析。企業(yè)的組織結構通常對溝通需求有較大影響，例如，組織要求項目經(jīng)理定期向項目管理部門做進展分析報告，那么溝通計劃中就必須包含這些內(nèi)容。項目干系人的利益要受到項目成敗的影響，因此對他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的項目干系人是客戶，而項目組成員、項目經(jīng)理及他的上司也是較重要的項目千系人。所有這些人員備自需要什么信息、在每個階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，部是需要細致分析的。例如，有的客戶希望每周提交進度報告，有的客戶除周報外還希望有電話交流，也有的客戶希望定期檢查項目成果，種種情形都要考慮到，分析后的結果要在溝通計劃中體現(xiàn)并能滿足不同人員的信息需求，這樣建立起來的溝通體系才會全面、有效。一般而言，項目中關鍵的4種人員對信息有以下需求。