協(xié)同OA軟件中文檔與流程的結(jié)合使用

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協(xié)同OA軟件中文檔與流程的結(jié)合使用
文檔與流程的結(jié)合使用能夠?qū)崿F(xiàn)許多較為復(fù)雜的功能應(yīng)用如：ISO質(zhì)量體系管理，公文管理等，使文檔和流程的功能得以加強(qiáng)。
（1）通過(guò)流程審批文檔
A．文檔在創(chuàng)建和修改過(guò)程中，觸發(fā)審批流程
用于公司新聞、通告等文檔發(fā)布前的審批，在提交創(chuàng)建文檔、或?qū)ξ臋n做編輯提交操作時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)觸發(fā)流程。這里的編輯提交是指對(duì)文檔內(nèi)容的修改，對(duì)文檔具有編輯權(quán)限的操作者均可以修改共享，而修改共享后不觸發(fā)審批工作流。
B．通過(guò)流程創(chuàng)建和修改文檔內(nèi)容
通過(guò)流程字段與文檔屬性頁(yè)的關(guān)聯(lián)設(shè)置、與文檔模板標(biāo)簽的關(guān)聯(lián)設(shè)置，使某一類(lèi)型的流程，泛普OA可以在流轉(zhuǎn)過(guò)程中創(chuàng)建在某目錄下使用某模板的文檔；也可使某一類(lèi)型的流程，可以修改在某目錄下使用某模板的文檔的內(nèi)容。
（2）OA系統(tǒng)通過(guò)流程管理文檔
指通過(guò)流程實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔“狀態(tài)”的變更和管理。
具體實(shí)現(xiàn)方法為：在流程節(jié)點(diǎn)后附加操作、出口附加操作中，通過(guò)設(shè)置針對(duì)“單文檔、多文檔”瀏覽框的“其他屬性”設(shè)置，可設(shè)置文檔瀏覽框所包含文檔的文檔屬性。
【說(shuō)明】1．當(dāng)選擇字段為“單文檔瀏覽框”、“多文檔瀏覽框”類(lèi)型時(shí)，可設(shè)置“其他屬性”為文檔的任意狀態(tài)；
2．流程運(yùn)行至該附加操作時(shí)，將文檔字段關(guān)聯(lián)的文檔置為設(shè)置的相應(yīng)狀態(tài)。
OA辦公系統(tǒng)知識(shí)文檔管理
知識(shí)管理員需要定期對(duì)知識(shí)管理模塊進(jìn)行維護(hù)，這里將講述一些日常的維護(hù)操作。
4.8.1文檔維護(hù)
系統(tǒng)使用一段時(shí)間以后，知識(shí)管理員需要定期整理文檔，例如對(duì)有些文檔進(jìn)行備案歸檔、對(duì)過(guò)時(shí)文檔做失效處理、對(duì)沒(méi)有應(yīng)用價(jià)值的文檔做作廢處理。
（1）文檔歸檔
知識(shí)管理員或文檔目錄管理員對(duì)文檔進(jìn)行歸檔操作，將文檔存檔的同時(shí)達(dá)到限制系統(tǒng)用戶(hù)再編輯修改文檔的目的。
具體操作為：在文檔查看頁(yè)面如（圖4-8-1）所示，右鍵菜單中點(diǎn)擊“歸檔”，打開(kāi)文檔編號(hào)輸入框，如（圖4-8-2）所示，在此輸入文檔編號(hào)，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕，則文檔被成功歸檔。