目錄設(shè)置有效分類文檔

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

 　　目錄設(shè)置有效分類文檔

　　企業(yè)知識(shí)文檔的數(shù)量往往都很大，這就需要設(shè)置知識(shí)庫(kù)的目錄來(lái)進(jìn)行管理。文件管理系統(tǒng)介紹企業(yè)可以按照部門、企業(yè)組織架構(gòu)來(lái)設(shè)置文檔的目錄。如把集團(tuán)的文檔單獨(dú)放在一個(gè)目錄下，把不同業(yè)務(wù)部門的文檔放在不同業(yè)務(wù)部門的目錄下。但是，這種分類方法可能會(huì)有個(gè)問(wèn)題：當(dāng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時(shí)，就需要重新調(diào)整分檔的分類。因此，采用這種分類方法時(shí)，要將組織結(jié)構(gòu)與職能部門的特點(diǎn)結(jié)合起來(lái)。

　　知識(shí)庫(kù)目錄一般是分層級(jí)的。第一層可以按照企業(yè)大的組織結(jié)構(gòu)來(lái)設(shè)置，如集團(tuán)、子公司A、子公司B等這樣一個(gè)體系來(lái)設(shè)置。第二層可根據(jù)職能部門的特點(diǎn)來(lái)劃分。財(cái)務(wù)部、人力資源部等部門的職能相對(duì)穩(wěn)定，如財(cái)務(wù)管理包含的成本管理、固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)報(bào)表管理等內(nèi)容，這對(duì)所有企業(yè)來(lái)說(shuō)基本上是相同的。因此，可以按照這個(gè)維度設(shè)置知識(shí)庫(kù)的二級(jí)目錄。再比如說(shuō)，營(yíng)銷領(lǐng)域在管理學(xué)上有非常清晰的界定，包括4p理論、5p理論等。按照這些理論來(lái)設(shè)置營(yíng)銷領(lǐng)域的文檔目錄，也是一個(gè)比較好的方法。這樣，就無(wú)須再探討營(yíng)銷領(lǐng)域的職能到底屬于哪個(gè)部門。

　　此外，設(shè)置知識(shí)庫(kù)目錄還需要遵循兩大原則。

　　第一，相互獨(dú)立、完全窮盡。互相獨(dú)立是指如果一個(gè)文檔在某一個(gè)目錄下存在，就不能出現(xiàn)在其他目錄。目錄之間是相互獨(dú)立的，不能重疊、交叉。完全窮盡是指知識(shí)庫(kù)目錄應(yīng)該覆蓋企業(yè)所有的文檔，要避免有些文檔找不到合適的目錄存放。

　　第二，層級(jí)不宜過(guò)多。一般來(lái)講，企業(yè)知識(shí)庫(kù)目錄設(shè)置不能超過(guò)四層。否則，就會(huì)影響員工維護(hù)、應(yīng)用知識(shí)庫(kù)的積極性。同時(shí)還要注意的是，知識(shí)庫(kù)目錄的設(shè)置要以滿足用戶需求為準(zhǔn)則。

　　權(quán)限體系 保證文檔安全

　　由于每一個(gè)知識(shí)庫(kù)目錄都對(duì)應(yīng)著相應(yīng)的部門，找到知識(shí)庫(kù)目錄和公司部門對(duì)應(yīng)的映射關(guān)系，就可以通過(guò)橫向的權(quán)限設(shè)置來(lái)控制文檔，如財(cái)務(wù)相關(guān)目錄下的文章主要在財(cái)務(wù)部門應(yīng)用，營(yíng)銷相關(guān)目錄下的文檔在營(yíng)銷部門和市場(chǎng)部門應(yīng)用，業(yè)務(wù)部門的文檔主要在業(yè)務(wù)部門應(yīng)用。這樣，就避免了部門之間交叉泄露的可能性。