海南省外事僑務辦公室公文處理實施細則

海南省外事僑務辦公室關于印發(fā)《公文處理實施細則》的通知

中國南海研究院，各處（局）、省安難辦、省僑務工會：

為進一步規(guī)范我辦公文處理，提高辦文質量和水平，按照《黨政機關公文處理工作條例》，結合工作實際，我辦制定了《海南省外事僑務辦公室公文處理實施細則》（以下簡稱“細則”），經(jīng)辦主要領導同意，現(xiàn)印發(fā)給各單位并就《細則》實施事項有關要求通知如下：

一、嚴格《細則》的實施。規(guī)范公文辦理是保證行政機關高效協(xié)調運轉的重要基礎工作，辦內各單位、各部門要從思想上高度重視公文處理，樹立責任意識，嚴格貫徹執(zhí)行實施《細則》。

二、建立公文審核A、B角制度。目前，部分處室對公文文稿審核不夠認真負責，把關不嚴，敷衍了事以致出現(xiàn)低級錯誤的現(xiàn)象，要通過建立規(guī)范的內部文稿審核審查制度予以整改。

三、建立公文處理獎懲制度。成立辦公文評選小組，負責年度公文的綜合評選工作，優(yōu)秀公文入選《優(yōu)秀外事僑務公文范例匯編》，同時對被評為優(yōu)秀公文的同志予以一定獎勵。年終各處（局）負責向評選小組推薦各類優(yōu)秀公文1-3篇。

對呈送辦領導的公文或已發(fā)出的公文發(fā)現(xiàn)錯誤的，要追查出錯環(huán)節(jié)，視情節(jié)輕重追究相關處室負責人及經(jīng)辦人的責任：

1.口頭批評經(jīng)辦處（局）負責人、經(jīng)辦人及秘書行政處經(jīng)辦人。

2.出現(xiàn)一般差錯的，通報批評經(jīng)辦處（局）負責人、經(jīng)辦人及秘書行政處經(jīng)辦人。受通報批評的人員，當年年終考核不得評為優(yōu)秀等級，同一處室的人員出現(xiàn)三次通報批評的，所在處室主要負責人當年年終考核不得評為優(yōu)秀等級。

3.出現(xiàn)嚴重錯誤的，造成嚴重后果的，根據(jù)有關規(guī)定給予行政處分。

特此通知。

附件：1.海南省外事僑務辦公室公文處理實施細則

2.公文處理差錯界定

海南省外事僑務辦公室

2013年7月19日

附件1

海南省外事僑務辦公室公文處理實施細則

第一章 總  則

第一條  為適應新時期的工作需要，推進我辦的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理的效率和質量，根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》，結合工作實際，制定本細則。

第二條  在公文處理工作中，制發(fā)的各類公文，其內容必須符合黨和國家的外事僑務方針、政策、法律和法規(guī)，符合省委、省政府對外事僑務工作的有關規(guī)定和要求。

第三條  公文處理必須做到及時、準確、安全。由秘書行政處統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、印制、立卷、歸檔和銷毀。

第四條  在公文處理工作中，應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第五條  秘書行政處負責本辦的公文處理、管理工作。文秘人員應當忠于職守，廉潔正派，具有相關專業(yè)知識。

第二章 公文和常用事務文書的種類

第六條  行文應當根據(jù)隸屬關系和職權范圍、發(fā)文目的、公文內容以及行文關系正確選用公文種類。

第七條  我辦常用的公文種類主要有：

（一）決定

  適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

（二）通告

 適用于一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。

（三）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（四）通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布、傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。

（五）通報

適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（六）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，回復上級機關的詢問。

（七）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

（八）函

適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

（九）批復

適用于答復下級機關請示事項。

（十）紀要

適用于記載會議主要情況和議定事項。

第八條  我辦常用的事務文書種類有：

（一）照會

照會是國家之間和各國外交機構外交往來的一種形式上最鄭重的外交文書，分正式照會和普通照會兩種。適用于進行外事交涉時表明立場、態(tài)度、意見或通知有關事項等，省一級外事部門主要是使用普通照會，用于進行一般交涉、通知事項、辦理事務及某些交際酬答，用第三人稱寫成。

文首寫明受文機關全稱。正文一般包括照會的起因和目的、照會事項、有關要求等，如果照會的內容較多，可分列條款陳述，盡可能做到醒目、清晰、具體，易于理解和執(zhí)行。文尾一行書寫致敬語。落款處注明發(fā)文日期和地點，并加蓋機關正式印章。

（二）對外電報、傳真

省一級外事部門所發(fā)的電報（電文），有明傳電報和密碼電報，主要對象是中央國家機關和我國駐外機構。遇到緊急事情而又不需保密時發(fā)明傳電報；遇到緊急事情且內容需保密時發(fā)密碼電報；答復性電報應視來電形式采用對等形式回電。對外電報一般無致敬語，發(fā)電機關應具有全稱，發(fā)電人應為辦主要領導或授權辦領導，并署全名，不蓋署名機關公章。

對外傳真的格式與對外函件大體相同。

第三章 公文格式

 第九條  公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關名稱、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關名稱和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（一）份號。本辦所有涉密公文應當標注份號。

（二）密級和保密期限。秘密公文應當在首頁發(fā)文機關名稱左上方分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”和保密時限。

（三）緊急程度。緊急公文應當在首頁發(fā)文機關名稱左上方密級下行分別標明“特急”、“加急”；緊急電報應分別標明“特急”、“加急”、“平急”。

（四）發(fā)文機關標志。發(fā)文機關名稱應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關名稱應當排列在前，也可以單獨用主辦機關名稱。

（五）發(fā)文字號。包括機關代字、年份、序號。無需注明簽發(fā)人的公文，發(fā)文字號應當在首頁文件的正下方標明。聯(lián)合行文，只標明主辦機關發(fā)文字號。

（六）簽發(fā)人。請示、報告等上行文應當在首頁文件紅線右端注明簽發(fā)人姓名。

（七）標題。一般由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。便函、事務性通知等公文中也可省略發(fā)文機關名稱。公文標題應當準確簡要地概括公文主要內容，并準確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（八）主送機關。應當使用全稱和規(guī)范化簡稱。上行文主送機關一般只有一個。

（九）正文。公文的主體部分。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號，日期應當寫具體的年、月、日。

（十）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

（十一）發(fā)文機關署名。我辦發(fā)文署名統(tǒng)一為“海南省外事僑務辦公室”和“海南省港澳事務辦公室”，照會等對外文書用“海南省人民政府外事辦公室”，不采用簡稱。

（十二）成文日期。我辦公文成文日期以辦領導簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關主要領導的簽發(fā)日期為準；會議通過的事項，以通過日期為準；電報，以發(fā)出日期為準。

（十三）印章。我辦公文須加蓋我辦印章，并與署名機關相符。公文除紀要外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關都應當加蓋印章。用印位置應當上不壓正文，下“齊年蓋月”。

（十四）附注。公文發(fā)傳范圍、公開屬性等需要說明的事項。

（十五）抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱或規(guī)范化簡稱。

（十六）印發(fā)機關和印發(fā)日期。以本辦名義印發(fā)的各類公文統(tǒng)一在抄送欄之下標明“海南省外事僑務辦公室秘書行政處”字樣并標明送印日期。

（十七）頁碼。在公文右下角須標注頁碼。

第十條  公文中使用簡稱，應當先用全稱，再注明簡稱。公文中必須使用國家法定計量單位。公文的版式嚴格按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行，對不按格式標準執(zhí)行的公文，秘書行政處做退文處理。公文用紙一律用國際標準A4型。

第四章 行文規(guī)則

 第十一條  制發(fā)公文時，應當根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定行文關系。

 第十二條  本辦在職權范圍內，可以與同級黨委政府各部門相互行文，可以向下一級政府的有關業(yè)務部門行文，也可以根據(jù)本級政府授權和職權規(guī)定，向下一級政府行文。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應同時抄送被越過的機關。

 第十三條  涉及多個部門職權范圍內的事務，本辦與有關部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得向下行文。

 第十四條  本辦可以與本級政府、黨委、軍隊的部門聯(lián)合行文，可以與同級人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。

 第十五條  請示應當一文一事；一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。除上級領導直接交辦的事項外，不得以本辦名義向上級機關負責人報送公文。

 第十六條  不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

第五章 公文擬制

 第十七條  公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)、印制等程序。

第十八條  公文起草應當做到：

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。

（四）文種正確，格式規(guī)范。

（五）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。 

（六）公文涉及其他處（局）職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關部門意見，力求達成一致。

 第十九條  公文撰稿人、打印人一般為業(yè)務經(jīng)辦人，核稿人、校對人不得為經(jīng)辦人本人，其主要負責對文稿進行校核（包括公文要素、格式、錯別字、文字表述等）和審簽，以示負責，處室負責人對文稿進行總體把關審核。

 第二十條 公文文稿簽發(fā)前，應當由秘書行政處進行審核。審核的重點是：

（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

（二）內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及有關地區(qū)或者部門職權范圍內的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

 第二十一條  經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回辦文處（局）并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由辦文處（局）修改后重新報送。

 第二十二條  公文應當經(jīng)本機關負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)，主要負責人出差期間授權主持工作的辦領導簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)合機關的負責人會簽。

第六章  公文辦理和管理

 第二十三條  公文辦理分為收文、發(fā)文和整理歸檔。收文辦理一般包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等程序；發(fā)文辦理一般包括復核、登記、印制、核發(fā)等程序。

 第二十四條  本辦所有收文均由秘書行政處指定專人負責簽收、登記并根據(jù)公文內容和性質分發(fā)和傳遞。

 第二十五條  對于收文（包括省領導批辦的文件），保密員要及時、準確登記，并由秘書行政處負責人摘錄其主要內容并提出擬辦意見后送辦領導閱示批辦或者交有關處（局）辦理。緊急公文，由秘書行政處提出辦理時限，并負責催辦，防止公文因錯分、積壓丟失而延誤審批或者辦理。

第二十六條  各處（局）要完善處（局）內部文件管理制度，建立辦文和檔案登記。在收文后，應指派專人及時辦理，不得積壓延誤上級領導機關或領導人批辦、催辦的各類公文。

第二十七條  對于涉及其他部門或本辦其他處（局）業(yè)務的，要同有關部門或有關處（局）協(xié)商一致后辦理；對于重大問題，要做認真的調查研究，提出處理意見并代擬復稿，經(jīng)秘書行政處審核后，連同原件送辦領導審簽。來文如有前卷，應附上前卷處理情況，來文不須復文或可用其他形式辦理時，承辦處（局）應將辦理結果記錄在公文呈批表上，以備歸檔存查。

 第二十八條  本辦代省政府草擬的公文，由有關處（局）按規(guī)定起草，經(jīng)秘書行政處審核送辦主任或副主任審簽后，報省政府辦公廳按有關程序辦理。

 第二十九條  凡以本辦或辦黨組名義發(fā)出的公文，擬稿一律使用我辦統(tǒng)一印制的發(fā)文稿紙，經(jīng)處（局）負責人核稿簽名并打印后，送秘書行政處審核，秘書行政處審核后退回承辦處室（局）修改打印。在呈報辦主要領導前，承辦人、處（局）負責人和秘書行政處須對審簽稿再次復核，確認無誤后再報辦主要領導。原件（含正件和修改件）送保密室歸檔。以省外專局名義發(fā)出的文件，由其編號、打印、分發(fā)和歸檔，辦文程序按原有規(guī)定運作。

第三十條  凡以本辦或辦黨組名義發(fā)出的公文，均由秘書行政處審核、編號、蓋章、登記, 承辦處（局）負責呈送、跟蹤。

第三十一條  各處（局）須建立公文審核A、B角制度，對公文要素不齊全，未按公文格式要求操作的文件秘書行政處退回承辦處（局）重新辦理。

 第三十二條  已經(jīng)辦領導簽批的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內容、文種、格式等進行復核。對復核印發(fā)的公文，秘書行政處應當確定發(fā)文字號并詳細記載。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發(fā)。

第三十三條  各處（局）負責查辦、催辦其起草發(fā)出的文件及辦領導批示其承辦的文件，并按有關規(guī)定完成歸檔工作。秘書行政處負責主任辦公會議紀要事項的查辦和催辦。組織人事處負責黨組會議紀要議定事項的查辦和催辦。

第三十四條  公文付印之前，有關處（局）要認真校對；印制完成后，經(jīng)秘書行政處核對無誤才能分發(fā)。公文發(fā)出后，發(fā)現(xiàn)錯誤，應當及時更正。

 第三十五條  復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規(guī)定并經(jīng)辦主要領導批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經(jīng)發(fā)文機關或者其上級機關批準。

 第三十六條  不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)秘書行政處批準報辦領導同意后方可銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

 第三十七條  公文的立卷、歸檔和銷毀辦法分別按本辦《關于建立檔案工作制度的管理規(guī)定》執(zhí)行。

第七章  附  則

第三十八條  本辦所屬事業(yè)單位公文處理工作，參照本細則執(zhí)行。

第三十九條  本細則由秘書行政處負責解釋，從印發(fā)之日起施行。2006年海南省外事僑務辦公室發(fā)布的《海南省外事僑務辦公室公文處理實施細則》停止執(zhí)行。

附件2

公文處理差錯界定

公文處理中，工作人員因未認真履行職責，導致公文處理的質量、效率受到影響的，均屬差錯范圍。根據(jù)情節(jié)輕重、損害程度和影響大小，其責任行為可分為一般差錯、嚴重差錯。

 一般差錯是指情節(jié)輕微，造成不良影響，后果較輕的。具體包括：

1.文件審核中把關不嚴，導致發(fā)出的文件在格式不規(guī)范、人名（職務）和單位等固定信息寫錯、裝訂頁碼顛倒、夾帶空白頁、前后兩頁脫節(jié)、串行、字句重復、行文關系混亂等方面存在錯誤。

2.文件收發(fā)中錯簽、錯登或錯發(fā)、漏發(fā)、遲發(fā)，未及時發(fā)現(xiàn)并糾正。

3.上報公文不符合規(guī)定程序。

4.外單位來文和領導批示辦理中錯辦、漏辦、遲辦，造成工作被動和不良影響。

5.文件管理中擅自擴大秘密文件的閱讀使用范圍；擅自復制、匯編秘密文件造成泄密情況；應清退的文件未及時清退。

6.檔案管理中應歸檔的文件收集不齊全；歸檔文件整理不規(guī)范。

7.其他一般差錯。

嚴重差錯是指情節(jié)較重，造成較壞影響，后果嚴重的。具體包括：

1.文件審核中把關不嚴，導致發(fā)出的文件內容存在明顯政治、政策錯誤，造成較大負面影響。

2.文件收發(fā)中錯簽、錯登或錯發(fā)、漏發(fā)、遲發(fā)，嚴重貽誤工作。

3.請示性公文辦理違反規(guī)定，造成工作被動和嚴重不良影響；提出錯誤的擬辦意見和提供錯誤的背景材料，影響領導決策，對工作造成嚴重不良影響；領導批示辦理錯誤，造成工作被動和嚴重不良影響。

4.未經(jīng)批準，擅自擴大秘密、機密、絕密文件閱讀使用范圍；擅自復制、匯編發(fā)至市地師級以上的中央文件、發(fā)至縣級的省委文件、絕密級中央和省委文件；應當清退的文件沒有清退；涉密文件丟失，發(fā)生失泄密事故。

5.因主觀原因，導致檔案丟失；對借閱的文件、檔案未及時催還，造成文件、檔案無法收回。

6.不按要求及時簽收或報送電子公文，造成工作被動和嚴重不良影響；在電子政務內網(wǎng)未配備加密設備情況下通過網(wǎng)絡傳輸涉密電子公文。

7.其他嚴重差錯。