合肥市人力資源和社會保障局機關公文處理辦法

第一章    總  則

第一條  為進一步促進局機關公文處理規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）和市委市政府有關規(guī)定，結(jié)合我局實際，制定本辦法。

第二條  局機關公文（包括電報，下同），是局機關在人力資源和社會保障行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

第三條  本辦法適用于局機關各處室、局屬各單位。

第四條  公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第五條  公文處理要堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第六條  局辦公室是局機關公文處理的管理機構，主管局機關的公文處理工作，并指導局屬各處室、事業(yè)單位的公文處理工作。

局各處室、單位負責人應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，帶頭遵守公文處理的有關規(guī)定，加強對本部門公文處理工作的領導和檢查，確定專人負責公文處理工作。

第二章    公文種類和形式

第七條  局機關公文種類及其適用范圍，按照《黨政機關公文處理工作條例》第八條執(zhí)行。

第八條  局機關公文的主要形式有：

（一）發(fā)文機關標識為“中共合肥市人力資源和社會保障局黨組文件”，發(fā)文代字為“合人社黨”的公文，主要適用于局黨組向上級黨組織報告、請示工作和呈報意見，安排部署工作，發(fā)布重要通知事項等。

（二）發(fā)文機關標識為“合肥市人力資源和社會保障局文件”，上行文代字為“合人社”的公文,主要適用于向省人力資源和社會保障廳及市委、市人大、市政府、市政協(xié)等上級機關報告、請示工作和呈報意見；下行文代字為“合人社秘” 的公文,主要適用于傳達市委、市政府及省人力資源和社會保障廳的方針、政策、指示，部署全局性重要工作，發(fā)布重要規(guī)范性文件以及其他必須以局名義辦理的重要事項等。

（三）發(fā)文機關標識為“合肥市人力資源和社會保障局”，代字為“合人社函”的公文，主要適用于與局沒有隸屬關系的單位之間知照和商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項等。

（四）發(fā)文機關標識為“合肥市人力資源和社會保障局”，代字為“合人社辦”的公文，主要適用于以局辦公室名義與有關地區(qū)、部門或單位聯(lián)系一般性的工作事項，辦理局內(nèi)部事務等。

（五）發(fā)文機關標識為“中共合肥市人力資源和社會保障局黨組會紀要”、“合肥市人力資源和社會保障局局長辦公會紀要”、“合肥市人力資源和社會保障局局務會紀要”、“ 合肥市人力資源和社會保障局專題會議紀要”的公文，用于記載、傳達局黨組會議、局長辦公會議、局務會議、專題會議決定事項和主要精神。

（六）局工作簡報統(tǒng)一標識為“合肥市人力資源和社會保障工作簡報”。

第三章    公文格式

第九條  公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加 “文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。我局的規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱分別為“合肥市人社局”、“合肥市人力資源和社會保障局”。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。

（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

（七）標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。

（八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

1．發(fā)往市內(nèi)各縣（市）、區(qū)（開發(fā)區(qū)）人力資源和社會保障部門的公文，寫作“各縣（市）、區(qū)（開發(fā)區(qū)）人力資源和社會保障局（人事勞動局）”。

2．發(fā)往市政府各部門、各直屬機構的公文，寫作“市政府各部門、各直屬機構人事部門”。主送或抄送市政府各部門、直屬機構的公文，按照市政府機構序列排列。

主送或抄送市政府等有關部門的公文，同一層次排列順序一般為：黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、群團組織。

3．發(fā)往局機關局屬各事業(yè)單位的公文，寫作“局各處室、單位”；只發(fā)局機關各處室的公文，寫作“局機關各處室”；只發(fā)局屬各事業(yè)單位的公文，寫作“局屬各事業(yè)單位”。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，應符合國家法律、法規(guī)和方針、政策，力求簡明扼要，觀點鮮明，用語準確，層次清楚，結(jié)構嚴謹。

（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。

（十一）發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。

（十三）印章。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。

（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

（十六）抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

（十七）印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。

第十條  公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。公文中使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。

第十一條  公文中各組成部分的標識規(guī)則，本辦法沒作規(guī)定的，按照市委市政府有關規(guī)定執(zhí)行。

第四章    行文規(guī)則

第十二條  根據(jù)職權范圍，我局可以與省人力資源和社會保障廳，市委、市政府及其部門、各直屬機構相互行文；可以與各縣、區(qū)人力資源和社會保障部門相互行文；可以與各市、自治區(qū)、直轄市人力資源和社會保障部門等相互行文。除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題外，一般不得向各縣、區(qū)人民政府正式行文；如需行文，應報請市政府批轉(zhuǎn)或由市政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)。

我局可以與市委各部門、市政府各部門、各縣區(qū)人民政府、同級軍隊機關、同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位等聯(lián)合行文。

第十三條  局外國專家局需向市委、市政府請示報告的事項，應以局名義上報。

第十四條  除局辦公室外，局機關各處室不得對外正式行文。確因工作需要，經(jīng)分管局領導批準，只能以用函的形式與相關單位進行工作商洽。

局屬各事業(yè)單位非以局名義對外行文不得使用局文頭紙，應使用署有本單位名稱的文頭紙。

第十五條  向省人社廳請示、報告重大事項，應當經(jīng)市委市政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內(nèi)的事項應當直接報送省人社廳；屬于我局職權范圍內(nèi)的事項，由局直接行文或與有關部門聯(lián)合行文；需要商請同級其他部門解決的問題，應用函的形式直接行文；須經(jīng)市政府審批的事項，經(jīng)市政府同意也可以由我局行文，文中應注明“經(jīng)市政府同意”；下級機關的請示事項，如需以我局名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關。

第十六條  一般不得越級請示和報告。對發(fā)生重大事故、突發(fā)事件、抗洪搶險等特殊情況，必須越級行文時，應抄送被越過的機關。

第十七條  上行文原則上主送一個上級機關，需要同時送其他機關的，應用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

第十八條  請求市政府批轉(zhuǎn)或市政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)的公文，應同時附代擬稿。上行文必須按其規(guī)定的要求報送。

第十九條  除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以局名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”、“報告”；如屬上級機關負責人交辦事項，應在正文開頭部分予以說明。

第二十條  聯(lián)合行文一般由主辦機關先簽署意見，會辦單位依次簽發(fā)。

第五章　公文擬制

第二十一條   公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第二十二條  我局擬制的公文，凡涉及其他部門、地方的工作和問題，局主辦單位應主動與有關方面協(xié)商，取得一致意見后方可行文；未取得一致意見的應請局領導出面協(xié)商，仍不能取得一致時，應列明各方理由并提出建設性意見，報請上級協(xié)調(diào)或裁定。

第二十三條  公文起草應當做到：

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構嚴謹，表述準確，文字精煉。

（四）文種正確，格式規(guī)范。人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應注明中文含義。日期應寫具體的年、月、日。結(jié)構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“l(fā)．”，第四層為“（1）”。應使用國家法定計量單位。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應在第一次出現(xiàn)時先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，還應注明準確的中文譯名。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數(shù)字。

（五）深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（六）局主辦單位負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

第二十四條  審核。以局或局辦公室名義的發(fā)文，由主辦單位草擬，單位負責同志初審，局辦公室審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合有關規(guī)定等。

對涉及兩個以上單位業(yè)務工作的文件，主辦單位草擬后，在局辦公室審核前，須先經(jīng)所涉業(yè)務單位簽署審核意見（含該文件的公開屬性），再按程序辦理；對涉及出臺人力資源社會保障規(guī)范性文件，在局辦公室核稿前，須先經(jīng)政策法規(guī)處進行合法性審核，再按程序辦理。

第二十五條  簽發(fā)。以局名義的發(fā)文，由局長簽發(fā)或由經(jīng)局長授權的分管局領導簽發(fā)。呈局長簽發(fā)的公文，分管局領導應簽署明確意見（含該文件上網(wǎng)或不上網(wǎng)）。其中，上行文和局主辦的聯(lián)合發(fā)文，須由局長或主持工作的局領導簽發(fā)。

以局辦公室名義制發(fā)的公文，一般由局領導簽發(fā)；事務性公文也可由辦公室主任簽發(fā)。

局領導一般不簽發(fā)未經(jīng)局辦公室審核的公文。

第六章  公文辦理

第二十六條  公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十七條  收文辦理主要程序是：

（一）簽收。凡送我局的文電、信函，一律由局辦公室簽收，按程序辦理。局領導不受理未經(jīng)局辦公室簽收的公文。

（二）登記。公文簽收后，由局辦公室逐件拆封核查、分類登記，粘貼《合肥市人力資源和社會保障局公文處理標簽》。登記中要將辦件、閱件和簡報等分開，避免該辦的文件漏辦。

（三）擬辦。對需要辦理的公文，由局辦公室主任提出擬辦意見。對緊急重要公文應提出辦理時限；對需幾個單位承辦的公文，需明確牽頭單位。

來文有重大事項的，擬辦時列入督查計劃，由局辦公室督查人員全程跟蹤督辦，確保按要求辦結(jié)公文。

（四）批辦。對需請局領導批示辦理的公文，局辦公室要及時呈請局領導閱批，并按批示要求，及時轉(zhuǎn)有關單位簽收、辦理。局辦公室要對領導批閱的主要內(nèi)容及要求等進行摘錄，以備查考。

（五）承辦。有關單位接到交辦的公文，應當逐件登記，并抓緊辦理。有時限要求的公文，應在時限內(nèi)辦結(jié)；一般公文應在7個工作日內(nèi)辦結(jié)；涉及需要研究、協(xié)調(diào)解決問題的公文，應力爭在3個工作周內(nèi)辦結(jié)。確有困難的，應當予以說明。對不屬于本單位職權范圍或不適宜本單位辦理的，應在1日內(nèi)退回局辦公室并說明理由。

（六）傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要，局辦公室將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（七）催辦。建立公文催辦制度。局領導批示交有關單位辦理的公文，局辦公室負責催辦，緊急公文跟蹤催辦，重要公文及局領導批示的公文重點催辦。催辦過程要做好記錄，準確掌握公文辦理情況。

（八）答復。公文的辦理結(jié)果局辦公室應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。

第二十八條  發(fā)文辦理主要程序是：

（一）登記。文件經(jīng)局領導簽發(fā)后，由主辦單位進行校對，確認文稿無誤。局辦公室要及時進行登記，確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。

（二）印制。文稿由局文印室按要求統(tǒng)一排版、印制，講求時效，急件、特急件應按時限要求承印?？樣”仨毐ＷC質(zhì)量，做到字跡清晰，版面清潔，莊重大方。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。用印前，要檢查簽發(fā)人與使用的印章權限是否相符，發(fā)文機關標識與印章名稱是否一致。用印要求上不壓正文，下騎年蓋月。

（三）核發(fā)。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。文件要嚴格按照發(fā)送范圍進行核發(fā)，不得隨意擴大或縮小文件發(fā)送范圍。涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、市政府機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。

第二十九條  局機關在工作中形成、辦理完畢并具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等，應及時按局檔案管理規(guī)定整理(立卷)、歸檔。

第三十條  公文辦理結(jié)束后，應將3份公文正本交局辦公室；絕密公文辦結(jié)后應及時整理（立卷）；個人不得保存應當歸檔的公文。

第三十一條  歸檔范圍內(nèi)的公文，應根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等組卷，并保證公文材料齊全、完整，正確反映公文的形成過程和本機關的主要工作情況，以便保管和利用。

第三十二條  歸檔范圍內(nèi)的公文應當明確保管期限，并按照有關規(guī)定定期向市檔案主管部門移交。

第三十三條  草擬、修改和簽批公文，不可使用鉛筆或圓珠筆，所用墨水一律使用符合存檔要求的黑色墨水筆。文稿左側(cè)裝訂線外，不得簽批和修改。

第七章    公文管理

第三十四條  公文由局辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔、銷毀。

第三十五條  局辦公室要認真貫徹執(zhí)行《國家行政機關公文處理辦法》、《安徽省行政機關公文處理實施細則》、《合肥市行政機關公文處理實施細則》和本辦法，建立健全局機關公文處理工作有關制度。對不符合規(guī)定的公文，可以不予辦理，退回呈報單位。不得違規(guī)轉(zhuǎn)發(fā)、翻印公文。不得利用傳真機傳遞帶有密級公文，以確保公文安全運行。

第三十六條  上級機關的公文，經(jīng)批準后方可翻印，并應注明翻印的機關、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍等。公文復印件作為正式公文使用時，應加蓋復印機關證明章。

第三十七條  公文被廢止的，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力；公文被撤銷的，視作自始不產(chǎn)生效力。

第三十八條  局辦公室應于每年的第一季度對局上年度形成和接收的不具備歸檔和存查價值的公文進行清理、集中，經(jīng)鑒別并報局辦公室主任批準后，到指定場所予以銷毀，對各類密級文件進行歸檔、整理、登記、上交，保證不丟失、不遺漏。

第三十九條  機構調(diào)整時，需要歸檔的公文、資料應整理立卷后，按有關規(guī)定全部移交局檔案室。

工作人員調(diào)離工作崗位時，應將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

第四十條  密碼電報的使用和管理，按照有關規(guī)定執(zhí)行。涉密公文不得翻印、復制。不得密電明復、明電密電混用。密碼電報匯編內(nèi)部文件，需按權限報批。

第四十一條  查閱公文案卷，按檔案管理有關規(guī)定辦理。成卷公文不得外借。

第八章    附  則

第四十二條  局辦公室負責對本辦法的貫徹落實情況進行監(jiān)督檢查，并制定具體相關的管理制度。公文處理中對電子文件自動化處理及其保密管理等規(guī)定將另行制定。

第四十三條  市外國專家局公文處理可據(jù)此制定實施細則。

第四十四條  局所屬單位的公文處理工作，可以參照本辦法執(zhí)行。

第四十五條  本辦法自印發(fā)之日起施行。原《合肥市人力資源和社會保障局機關公文處理辦法（試行）》（合人社辦〔2010〕13號）同時廢止。