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提到在線費用報銷，大家并不陌生，也就是我們常說的利用信息技術和互聯網，通過系統(tǒng)進行費用的報銷和審批。它打破了紙質費用報銷審批所受的時間和空間的限制，只要可以上網，就可以隨時隨地進行費用報銷和審批。大多數公司實施在線費用報銷系統(tǒng)時，都是本著提高報銷的審批效率，增加費用控制的有效性的目的。那 么，在線費用報銷系統(tǒng)實施后，究竟改變了我們什么呢？
業(yè)務人員的理解
很多時候，一提到在線費用報銷，業(yè)務人員都是談之色變，因為這無形中增加了他們的工作量，即要填寫一遍紙質的報銷單據，又要在系統(tǒng)中填寫一遍。如果填寫的不正確，又要回到起點重新填寫，這樣一折騰，報銷時間又耽擱了幾天，錢又要晚幾天才到手里。 實施在線費用報銷系統(tǒng)時，聽到業(yè)務人員抱怨最多的就是“下班了回去填寫報銷單去，又要折騰幾小時，系統(tǒng)還那么復雜，報一項電話費，要填寫10多個明細項目”。對業(yè)務人員來說，在線費用報銷改變的是他們“懶散”的報銷習慣和平時填寫報銷單據的不規(guī)范。同時，也要讓他們感覺到在線費用報銷對他們的價值呢。從整個流程的效率上，一定要比以前的報銷時間有所縮短，這樣他們才 會感覺到系統(tǒng)有點價值。設計在線費用報銷系統(tǒng)時，考慮到業(yè)務人員計算機水平普遍不高，從系統(tǒng)操作和界面上，一定要簡潔，變成“傻瓜式”操作界面，一眼就能看懂。
財務人員的理解
實 施在線費用報銷系統(tǒng)時，常聽到財務人員這樣說，“我們公司實施了在線費用報銷系統(tǒng)，并且與業(yè)務系統(tǒng)的財務模塊關聯，以后再也不用手工填制費用報銷憑證了，工作量少了很多。而且可以實時的出具費用報表，可以方便的按公/子公司、區(qū)域、部門、人員、費用類型等維度進行費用分析。我們更多時間放在了對業(yè)務的了解和費用合理性的審核，以及各部門實時的費用使用提醒，從數據中發(fā)現存在的問題，及時與業(yè)務部門溝通。這樣我們的工作重點就從以前的費用審批、做賬轉變成了 以分析為主的支持性工作?！睂ω攧杖藛T來說，減少了做賬的工作量，工作重點發(fā)生了轉變，工作更有價值和意義。
實 施在線費用報銷的IT人員的理解。某IT人員這樣說過，“我們主要是把企業(yè)的費用報銷的管理理念，從技術上得以實現。有的企業(yè)在費用報銷時，要求填寫的內容非常詳細，以前紙質報銷時，只能靠企業(yè)管理規(guī)定要求填寫的很詳細，很多時候，填寫的都不規(guī)范，要重新填寫?，F在我們可以把報銷的要求，設置為必填項，不 填寫就不讓提交報銷。如報銷招待費時，有宴請單位、宴請人員、宴請人數、宴請地點、陪同人員等字段，這些項目有一個不填，就不讓提交報銷審批。”
管理審批人員的理解
跟 某管理者聊天時，他這樣說到“我長期在外出差，以前一個月回公司一次，回去后簽幾百本報銷單?，F在使用網絡進行審批，我有上網本，可以隨時隨地審批報銷單，效率提高了，業(yè)務人員也不再向以前那樣，天天打電話問我什么時候回公司（審批報銷單）了。這也有一個適應的過程，電子簽批是不是有效？我不看票據就審 批會不會出問題？這都是以前擔心的?，F在讓業(yè)務人員填寫電子報銷單時，要盡可能的詳細，這樣跟看紙質單據是一樣的，而且更方便。電子簽批是需要習慣的，習慣以后，跟紙質一樣有效，這是大家共同認可且約定俗成的規(guī)矩?！?
審計人員
“以前費用報銷審批時間、審批權限的審計，得需要一個個看單據去核實和統(tǒng)計，現在只需要把電子審批記錄調出來，哪個節(jié)點用的審批時間長，是否超出了正常審批時間，是否超出了審批權限，這些都一目了然?！?
在線費用報銷，對不同的人，改變是不一樣的。歸結到一處，其實改變的是一種做事的習慣，樹立的是一種做事的規(guī)范。習慣以后，我們會發(fā)現，以前的紙質報銷太落后了，太土了。規(guī)范以后，我們會發(fā)現，我們報銷比以前順暢多了，比以前更方便、快捷了，問題更少了。
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