主要從它的功能來說起。在當(dāng)今的數(shù)字化時代，企業(yè)進行項目管理，如果還繼續(xù)使用傳統(tǒng)的管理方式，顯而易見是不足以支撐業(yè)務(wù)進行的。項目管理軟件的出現(xiàn)讓項目管理更加高效便捷。
一、項目管理軟件可以幫企業(yè)解決什么問題
1、任務(wù)管理
項目需要劃分多個任務(wù)，這時候需要對任務(wù)進行管理。通過項目管理軟件，您可以將項目劃分為幾個階段性里程碑，然后將其進一步分解為任務(wù)，并設(shè)置到期日、分配負責(zé)人、添加說明、設(shè)置優(yōu)先級等。另外，也可以通過設(shè)置任務(wù)依賴關(guān)系，來指定任務(wù)完成的先后順序。
2、圖表和報告
相比傳統(tǒng)的項目管理方式，軟件可以提供很多自動化的能力。例如數(shù)據(jù)圖表、任務(wù)圖表等。經(jīng)常用到的甘特圖，在項目管理軟件中可以一鍵生成，您還可以通過拖放式操作修改項目計劃。關(guān)鍵路徑和基線也有助于避免項目延誤。另外，通過資源利用圖，您一眼就可以看出誰的時間寬松、誰的時間緊張、誰的工作負擔(dān)過重，以便合理分配工作。
3、在線協(xié)作
項目管理不僅僅涉及到數(shù)據(jù)和報表，更多要涉及到人的因素。團隊成員之間的協(xié)作是必不可少的。通過項目管理軟件，例如泛普軟件里的里程碑、任務(wù)、活動燈模塊都添加了社交元素，成員可以評論、互動。以此來提升項目成員之間的協(xié)作能力，可以稱之為“社交型項目協(xié)作”。
二、泛普軟件功能的作用
1、加強團隊信息交流
項目的開展就是一個團隊共同完成的一個目標(biāo)的過程，適時、順暢的溝通，在項目實施或開發(fā)的過程中是必須的。
那么，項目管理工具除了提供交流能力外，還可以附加文件，沒有人想在外部工具中丟失重要信息。還有一些其他的協(xié)作功能，如把你的項目進度用圖表的方式導(dǎo)出。參與項目的任何人可能都需要共享功能，以獲得相關(guān)指示或訊息。這些功能讓團隊成員之間，更好的互通信息，彼此保持在一個信息頻道，不會各干各的，不了解互相進度。
2、資源合理利用
資源可以是物質(zhì)(如設(shè)備)或者勞動力(你的團隊)，也可以是支出(每個資源的成本)。因此，當(dāng)項目管理工具提供資源管理功能時，它是非常方便和有效的。這個功能的價值在于能夠幫助項目管理人分配任務(wù)，還能計算支出。
每個項目經(jīng)理在設(shè)置資源的時候都會考慮到成本問題，他會意識到整個項目的成本和各部分占用的資源是否恰當(dāng)。因此，在項目管理過程中使用工具軟件的資源管理功能是利于整個企業(yè)成本的節(jié)省。
3、任務(wù)之間相互關(guān)聯(lián)
雖然實現(xiàn)項目的目標(biāo)通常需要不斷完成一些階段目標(biāo)來得以實現(xiàn)，但這些階段目標(biāo)絕不是獨立存在的，各階段任務(wù)是不可能彼此分開的，這就是為什么所有的優(yōu)秀工具都提供任務(wù)關(guān)聯(lián)功能。絕大多數(shù)的工具允許你通過幾次點擊和拖放來實現(xiàn)關(guān)聯(lián)功能，重要事件功能用于沿著時間線在項目中標(biāo)記重要的或其他特定的點。如果一個里程碑項目(重要事件)臨近，那么，攻克這個重要事件將使你的項目朝著正確的方向前進。
4、評估工作結(jié)果
工作評估功能可以提供項目經(jīng)理計劃工作進度和實際工作進度之間的評估和分析。有些項目管理工具有這樣的功能，但這個評估不是自動計算的，所以項目經(jīng)理必須手動完成這個操作。選擇一個帶有評估功能的項目開發(fā)工具會對你有監(jiān)督作用。
5、監(jiān)控未知風(fēng)險
沒有一個項目不存在風(fēng)險，不可預(yù)見的情況會發(fā)生在發(fā)展的各個階段。通常，不可預(yù)見的發(fā)展產(chǎn)生的是消極的影響，但是有時候也會出現(xiàn)積極影響。無論如何，不可預(yù)見的情況和風(fēng)險影響任務(wù)的持續(xù)時間、進度、期限、預(yù)算、參與者等等。如果你從事一個長期而復(fù)雜的項目，風(fēng)險管理這個功能是必須的。因此，為了避免不可預(yù)見的支出、項目占用時間太長、業(yè)績質(zhì)量下降，任何管理者都應(yīng)提前計算所有風(fēng)險，這個功能是你的項目管理工具必須要有的。
管理軟件是為人服務(wù)的，因此，在項目管理過程中，我們最應(yīng)該根據(jù)自己的需要與使用感受來選擇自己適合的軟件工具，以此真正提高我們的工作效率，降低企業(yè)風(fēng)險。
