工時表是專業(yè)服務公司或其它項目型公司普遍使用的管理工具，可以有效幫助這些企業(yè)快速提高管理水平。然而，工時管理的實施卻是一個系統(tǒng)工程，必須采取正確的方法才能完成。如果實施方法不對，工時管理要么無法推行，給企業(yè)制造混亂，要么勉強落地，卻逐漸邊緣化，結果都無法實現(xiàn)其潛在價值。諾明軟件根據最近十年的項目經驗，總結出一套行之有效的實施方法，并通過本文分享給計劃實施工時管理的企業(yè)。
工時管理的實施通常需要經歷以下步驟，如果企業(yè)按照如下步驟展開實施活動，就可以把工時管理植入企業(yè)現(xiàn)有的管理制度，改善企業(yè)治理體系，實現(xiàn)工時管理的潛在價值。
一、工時管理目標定義
在實施工時管理之前，企業(yè)決策人必須回答一個根本性的問題：工時管理的目標是什么?換句話說：需要通過工時管理解決什么問題?只有明確了工時管理的目的，才能有針對性地完成其它實施步驟。根據經驗，工時管理目標按功能可以分為三類：考勤級的工時管理、部門級的工時管理、企業(yè)級的工時管理。
1、考勤類的工時管理最簡單，員工工時記錄的信息量比較少，通常按客戶記錄工作時間，僅僅用于統(tǒng)計員工的出勤情況，并據此計算員工工資、與客戶結算服務費。這類管理模式通常應用于保安服務、醫(yī)療服務、律師服務 、會計服務等專業(yè)服務公司。
2、部門級的工時管理通常只應用于企業(yè)的項目部門或研發(fā)部門，工時記錄用于統(tǒng)計項目部門或研發(fā)部門員工在特定項目上的時間成本，主要幫助財務管理人員核算相關項目的人工成本。這類管理摸式通常作為企業(yè)研發(fā)部門項目管理的補充，工時管理的意義比較局限。
3、企業(yè)級的工時管理通常應用于專業(yè)服務公司或其它項目型企業(yè)，所有員工都必須填報項目工時記錄，工時記錄內容廣泛，不僅包含特定項目任務的工作時間，還包含工作情況簡要。工時記錄不僅用來精細化核算項目成本和利潤， 還用來計算員工個人、業(yè)務部門在一定期間創(chuàng)造的價值，客觀考核員工、部門的績效。
4、無論什么樣的工時管理目標，工時記錄的填報都是最重要的環(huán)節(jié)。然而，如果沒有相應的制度去約束或鼓勵員工，沒有人會主動、認真、及時地完成工時記錄的填報。 因此，在明確工時管理目標的同時，企業(yè)還必須制訂相應配套的管理制度，為員工填報和審批工時記錄提供制度依據，從而推動和鼓勵員工及時、認真的填報工時記錄。此外，工時管理制度還應該規(guī)定如何使用員工工時記錄核算項目成本、計算員工工資、考核員工績效等。
二、 工時管理軟件選型
1、在確定工時管理的目標之后，就可以據此選擇滿足需求的工時表或工時管理軟件，選擇什么樣的工時管理軟件完全取決于企業(yè)管理需求。企業(yè)管理軟件市場既有工具類的工時表軟件，僅提供工時記錄、審批、統(tǒng)計等功能，也有比較全面的、企業(yè)級的項目管理軟件。
2、工時管理軟件上線之后，還必須要有專人負責維護工時管理系統(tǒng)，一方面保障系統(tǒng)的正常運行，另一方面及時更新項目和員工信息，保證員工可以正常填報和審批工時記錄。最重要的是，在員工還沒有習慣填報工時記錄之前，還需要各級主管積極督促本部門員工及時填報工時記錄，并進行審批，保障工時記錄的及時性和準確性。如果可以定期把工時統(tǒng)計的結果反饋到員工本人和相關主管，甚至根據工時統(tǒng)計結果對相關員工進行獎勵，那么員工填報工時的積極性將進一步加強。
三、泛普軟件工時管理軟件的好處
1、計劃管理
有了標準工時體系，就可以針對項目計劃的要求，更容易找出關鍵路徑，并針對關鍵路徑采取必要的措施以確保項目按計劃進度要求完成。而有了定額工時這個基礎，科學計算工作進度就成為現(xiàn)實。
2、激勵管理
縱向協(xié)調問題是指在一個專業(yè)各個不同崗位之間如何平衡的問題。對于有些非常難以用工時來衡量的研發(fā)項目，需要通過工時表管理軟件實際工時登記來具體地獲知工作量，并通過經驗對這部分的工時進行適當調整。這樣，以統(tǒng)一的工時單價來計算員工的獎金才能取得合理的結果。
3、實際工時管理
實際工時管理是指通過員工登記每天的工作情況來解決相關管理問題。實際工時管理主要用于四個方面。一是對少數無法量化的技術進步、技術基礎工作的薪酬的發(fā)放。二是對人員的考核。一般對項目人員的考核主要從五個緯度進行，即工作量、工作進度、工作效率、工作質量、其它(包括工作態(tài)度、勞動紀律等)。第三是對標準工時體系的改善。第四是可以對內部計劃經營管理提供重要參考。以工時為基礎進行管理可以較準確計算和預測項目需要投入的人力，從而為企業(yè)經營提供可靠支持。
工時管理作為企業(yè)內部管理的重要組成部分，通過信息化手段能有效提升企業(yè)精細化、規(guī)范化管理，實現(xiàn)人員安排更合理、計劃制定更精準、項目進度更易把控等效果，同時也能更好地為人員績效和項目績效提供數據支撐。
