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文檔管理軟件部署方案
文檔管理軟件部署方案:
(一)文檔集中加密儲存,消除涉密文檔分散存儲帶來的安全隱患
部署文件管理系統(tǒng),所有員工機(jī)上的文檔都加密儲存在服務(wù)器電腦上,防止涉密文檔外泄,同時(shí)起到一個(gè)集中備份的功能,有效的遏制惡意刪除重要文檔,保證了文檔儲存的安全性。
(二)文檔進(jìn)行清晰的權(quán)限劃分
部署文件管理系統(tǒng)可以設(shè)定文件訪問權(quán)限,根據(jù)設(shè)定的權(quán)限等級進(jìn)行分級設(shè)定,比如經(jīng)理可以對信息部長設(shè)定權(quán)限,信息部長可以對網(wǎng)管設(shè)定權(quán)限,網(wǎng)管可以對員工設(shè)定權(quán)限。并且在特殊情況下可以收回指定權(quán)限。權(quán)限進(jìn)行明確細(xì)分,此文檔可查看可編輯,可查看不可編輯,可編輯不可拷貝,可編輯可拷貝,是否可打印,是否可刪除等。
(三)在統(tǒng)一的服務(wù)器上進(jìn)行安全共享和協(xié)同編輯
文檔在服務(wù)器上進(jìn)行權(quán)限設(shè)置后,哪些員工可以共享此文件,避免了傳統(tǒng)網(wǎng)上鄰居文件共享帶來的不安全因素。有權(quán)限的員工在服務(wù)器上都可以清晰的看見文檔,輕松實(shí)現(xiàn)協(xié)同編輯,體驗(yàn)員工間相互合作帶來的成效。
(四)實(shí)現(xiàn)文檔整個(gè)生命周期的控管
文件管理系統(tǒng)的文檔加密軟件可以實(shí)現(xiàn)版本全方位追蹤,記錄文檔產(chǎn)生的具體時(shí)間和編輯者,在何時(shí)被何人進(jìn)行編輯修改,產(chǎn)生了幾個(gè)歷史版本,何人在何時(shí)拷貝或者打印此文檔,到最后文檔被安全刪除,文檔的整個(gè)生命周期都被完整記錄和管制。
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