企業(yè)OA系統準備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 　

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 六、上線推廣階段
 6.1、上線試運行 ①核心工作 ②項目文檔 ③問題、風險、對策
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進行或無效，可能帶來的后果。 　
 極其重要的階段，不是簡單的發(fā)布一個試運行的通知：
A：上線的思路和策略；
B：上線后運維體系是否健全并發(fā)揮作用；
C：試運行過程中的問題解決的通道是否通暢；
D：用戶使用跟蹤的進行。 　 　 2 通知中，預定的試運行時間太長，有些客戶試運行時間長達1個月以上，且沒有在試運行通知里面發(fā)布正式上線的時間點 試運行時間控制在1至2個星期以內，避免試運行時間太久造成客戶員工關注度降低。
 　 　
 　 　 3 通知內容太簡單，只是簡單說明上線時間點。 通知務必通過客戶高層確認之后發(fā)布，同時列明使用范圍、使用過程中的系統技術支持方法，相關技術人員聯系方式等內容，讓客戶員工有信心去使用好系統
 準備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 4 發(fā)布上線運行通知后，部分人員還是使用線下操作，不使用系統 定期統計系統使用情況，報客戶高層領導，并和客戶領導溝通，建議通過行政制度要求，并明細必須在系統上運行的業(yè)務，同時線下操作一律不處理
 A：上線的思路和策略；
B：上線后運維體系是否健全并發(fā)揮作用；
C：試運行過程中的問題解決的通道是否通暢；
D：用戶使用跟蹤的進行。 　 　 5 上線后用戶抱怨很多，有抵觸情緒 找出抱怨的原因，系統問題解決掉，非系統問題可以讓對方項目經理出面溝通，提供各部門應用情況分析報告反饋到領導
 　 　 6 領導不表明態(tài)度，作為旁觀者靜觀系統使用情況 和領導溝通，分析當前系統使用情況，說明管理系統必須領導直接參與，并建議從哪些方面提供支持，必要時再向上一級領導匯報
 　 　 7 上線前期用戶熱情很高，后期慢慢沒有了關注度 定期召開系統運行情況報告會，總結系統使用情況，分析系統使用問題。
分階段退出新應用。
 工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例 8 客戶不安排內部人員來負責試運行或上線階段問題處理，把這部分的工作都推到泛普軟件項目組這邊 告知客戶內部需要有專職人員負責，才能第一時間快速響應，畢竟泛普軟件是供應商，不可能天天都在客戶現場；其次上線階段問題的解決能力，也是提升IT部門員工能力的一個最好機會，同時也是一個表現機會；
 1、發(fā)布試運行通知 　 　
 2、明確試運行跟蹤的策略，并進行跟蹤：
線上：從系統中拉取數據，分別從登錄次數、流程的發(fā)起和辦理、文檔的創(chuàng)建和閱讀、門戶的更新等角度拉取報表，分析差異；
線下：和各部門的關鍵用戶溝通，分析使用不好的原因。
報告和會議：結合線上和線下的工作，對問題的原因進行分類，并提出建議和要求。雙方召開試運行階段會議，確定問題的處理方式，并推進。 　 　 9 領導不自己登錄系統，還是用紙質單據簽文件，然后由秘書用領導的賬號審批流程 針對高層一對一再培訓，把系統的簡易性作為重點突出來講解，包括支持手機、IPAD來處理流程等
 　 　 10 類似費用報銷需要打印紙質單據的，客戶很多員工會覺得麻煩，抵觸情緒比較大 在培訓階段，把需要打印黏貼紙質憑證的流程，作為重點來講解，同時配套制作一個用戶手冊，清晰描述系統怎么和紙質憑證結合
 　 　 11 上線之后，系統可以使用的流程，紙質單據還在流轉 告知客戶項目負責人，需要每個中層以上領導都負起責任，針對系統已經有的流程，不再批準紙質單據
 　 　 12 門戶、文檔基本沒有人使用，只是局限使用流程 和客戶項目負責人溝通門戶、文檔模塊的使用價值，建議門戶要及時更新，以便吸引員工來使用系統。如果有必要，可針對門戶欄目相關負責人員，再次進行培訓。
 3、跟蹤運維體系是否有效發(fā)揮作用，并督促完善。 　 　 13 測試數據沒有清理完成，高層一登陸系統，發(fā)現很多測試流程和測試文檔； 數據清理工作要做仔細；
 　 　 　 14 如果有部署測試服務器，補丁包等檢查是否正式和測試服務器相同 檢查正式服務器和測試服務器環(huán)境是否正常
 6.2、上線試運行問題解決 ①核心工作 ②項目文檔 ③問題、風險、對策
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進行或無效，可能帶來的后果。 系統試運行過程中的問題，成為驗收的關鍵阻力。
 1、上線試運行階段可能會有各種各樣的問題，需要我們主動關心并解決，這樣能更好的提高滿意度。 　 　 2 問題太多，怎么辦。 羅列問題清單，制定策略和思路，逐個推進。
 2、試運行的問題處理，可以結合驗收一起推進。一般的常規(guī)項目，試運行的問題處理清單也是驗收前的任務清單。 　 　 　 　 　
 　 　 　 　 　 　
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 工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例 　 　 　
 1、剛開始的試運行問題，最好能夠現場解決； 　 　 　 　 　
 2、后續(xù)的試運行問題，采用階段整理清單的方式跟進。 　 　 　 　 　
 　 　 　 　 　 　
 6.3、上線試運行匯報 ①核心工作 ②項目文檔 ③問題、風險、對策
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進行或無效，可能帶來的后果。 驗收過程中，因客戶方因素造成的問題，成為驗收的關鍵阻力。
 1、試運行穩(wěn)定后，編寫試運行報告，并進行階段會議。此方式會比較有效的推進驗收； 　 　 2 把握此步驟的工作核心目的。 推進驗收?。。⒂锌赡苡绊戲炇盏?，客戶方的因素，在此次匯報中提出，并以提建議的方式要求客戶解決。
 2、將有可能影響驗收的，客戶方的因素，在此次匯報中提出，并以提建議的方式要求客戶解決。 　 　 　 　 　
 準備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 　 　 　
 　 　 　 　 　 　
 　 　 　 　 　 　
 工作要點 管理工具文件&要求 模版&樣例 　 　 　
 1、編寫試運行報告，雙方項目經理認可； 　 　 　 　 　
 2、進行試運行階段匯報，得到客戶方領導的認可，為項目驗收打好基礎。 　 　 　 　 　
 　 　 　 　 　 　
 6.4、發(fā)布正式運行通知 ①核心工作 ②項目文檔 ③問題、風險、對策
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作，一般由客戶自行完成。 　
 發(fā)布正式運行通知。 　 　 　 　 　
 　 　 　 　 　 　
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 發(fā)布正式運行通知，一般由客戶自行完成。