八步成功組織項(xiàng)目啟動會議

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項(xiàng)目啟動會議將首次公布項(xiàng)目計劃，這在很大程度上決定了項(xiàng)目是否能夠圓滿完成。你應(yīng)該充分利用這個機(jī)會來給團(tuán)隊(duì)鼓勁，提出適當(dāng)?shù)钠谕⒏鶕?jù)時間和預(yù)算建立有助于項(xiàng)目順利完成的指導(dǎo)方針。如果沒有很好的準(zhǔn)備項(xiàng)目啟動會議，則會從一開始就給項(xiàng)目的順利進(jìn)行埋下隱患。

項(xiàng)目啟動會議一旦完成，應(yīng)確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的所有成員均達(dá)成共識、目標(biāo)一致。會前的準(zhǔn)備工作決定了項(xiàng)目啟動會議能否取得良好的效果。

第一步：明確項(xiàng)目目標(biāo)和最終交付成果明確這些問題將有助于確定項(xiàng)目的人員配置和項(xiàng)目計劃，把它們寫下來，然后和項(xiàng)目所有者進(jìn)行確認(rèn)。

第二步：明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及其責(zé)任項(xiàng)目的規(guī)模、復(fù)雜性和具體類型決定了完成項(xiàng)目所需要的資源。確保項(xiàng)目運(yùn)行所必需的資源包括4個主要類別：運(yùn)行、行政輔助、管理、技術(shù)。

制定一個項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員聯(lián)絡(luò)表，包括以下幾項(xiàng)：姓名、職責(zé)、部門、位置、電話號碼、傳真號碼、電子郵件地址。這個聯(lián)絡(luò)表隨后將發(fā)給團(tuán)隊(duì)各成員。

第三步：制定項(xiàng)目假設(shè)清單項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員必須要清楚地知道關(guān)于項(xiàng)目的主要假設(shè)。例如，要說明這樣一條假設(shè)：由項(xiàng)目經(jīng)理選擇的團(tuán)隊(duì)成員，一旦確定參與項(xiàng)目，就要確保項(xiàng)目的成功完成。這條假設(shè)意味著，團(tuán)隊(duì)成員的首要職責(zé)是完成項(xiàng)目分配的任務(wù)，他們必須嚴(yán)格履行職責(zé)以確保項(xiàng)目的成功完成。

第四步：制定初步項(xiàng)目計劃提前制定項(xiàng)目計劃，確定要完成的任務(wù)、具體職責(zé)以及時間進(jìn)度安排，這樣會節(jié)省許多時間。制定計劃的整個過程將有助于確認(rèn)是否有運(yùn)行項(xiàng)目所需的全部資源，發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險，確定具體任務(wù)和重要環(huán)節(jié)的時間進(jìn)度。

用你需要的一切資源來完成初步項(xiàng)目計劃的制定。確保在進(jìn)行項(xiàng)目啟動會議時，已經(jīng)擬定了初步的項(xiàng)目計劃。這樣做將會節(jié)省時間，并且項(xiàng)目也會更快地運(yùn)行起來。


要知道此時項(xiàng)目計劃并不是就完全確定了。事實(shí)上，項(xiàng)目計劃也不該被定死，直至開了項(xiàng)目啟動會議，這個計劃也僅僅是個公布的草案。一旦組建好團(tuán)隊(duì)并分派了明確的職責(zé)，應(yīng)當(dāng)讓團(tuán)隊(duì)成員確認(rèn)各自的任務(wù)職責(zé)，以及合理、完整并且準(zhǔn)確的時間安排。到第一次項(xiàng)目進(jìn)展會議時，項(xiàng)目計劃會更加確定。