軟件應(yīng)用對項(xiàng)目成本管理的作用

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隨著建筑施工行業(yè)的平均利潤率不斷降低，加強(qiáng)施工過程的成本控制越來越被施工企業(yè)所重視。一些具有實(shí)力的軟件公司在深入研究施工項(xiàng)目成本控制的客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上，研制開發(fā)了適用于施工項(xiàng)目成本管理的軟件系統(tǒng)。

經(jīng)過

過實(shí)際應(yīng)用，這種系統(tǒng)會(huì)給項(xiàng)目成本管理帶來了3個(gè)層面（數(shù)據(jù)、流程、決策）的變化；解決了4個(gè)主要的問題（準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的項(xiàng)目成本核算；權(quán)責(zé)明確的過程控制；動(dòng)態(tài)的“盈虧分析”；改變?nèi)说墓ぷ鳡顟B(tài)）。

1 對項(xiàng)目成本管理帶來了“三個(gè)層面”的變化

1.1 第一個(gè)層面是數(shù)據(jù)的信息化。

長久以來，項(xiàng)目部成本數(shù)據(jù)的歸集都倚靠手工操作進(jìn)行，部門之間成本數(shù)據(jù)的交互倚靠紙介質(zhì)進(jìn)行，無法進(jìn)行成本數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、查詢、分析，而工具軟件的應(yīng)用（如材料管理軟件、概預(yù)算軟件等）可以方便的進(jìn)行某一方面的成本數(shù)據(jù)的歸集、分析、查詢，但滿足不了項(xiàng)目成本管理的系統(tǒng)性要求。

軟件系統(tǒng)將各種與成本相關(guān)的數(shù)據(jù)如消耗材料的進(jìn)庫、出庫、退庫、報(bào)損；周轉(zhuǎn)材料的進(jìn)場、出場、報(bào)損等等都以一定的數(shù)據(jù)格式錄入到計(jì)算機(jī)里，以數(shù)字的形式保存起來，可以隨時(shí)進(jìn)行成本的歸集、查詢、分析。此外，各相關(guān)部門的成本數(shù)據(jù)通過局域網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)成本數(shù)據(jù)的共享，從而實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的信息化。

1.2 第二個(gè)層面是流程的規(guī)范化

目前，建筑企業(yè)在項(xiàng)目成本管理工作中面臨的一個(gè)普遍現(xiàn)象是操作流程不規(guī)范，造成了成本浪費(fèi)的隱患、成本管理的低效及管理漏洞。

軟件系統(tǒng)作為一種管理手段，輔助企業(yè)的管理制度，將企業(yè)已經(jīng)規(guī)范的一些科學(xué)的項(xiàng)目成本管理流程以軟件程序的方式固化下來，使得流程所涉及崗位員工的工作更加規(guī)范高效，加強(qiáng)了成本管理中的約束（如限額領(lǐng)料），減少人為控制和"拍腦袋"的管理行為，同時(shí)堵塞了管理上的漏洞。

1.3 第三個(gè)層面是決策的科學(xué)化

已往，由于落后的成本管理手段，在決策時(shí)缺乏對成本對象的“定量”分析（往往只能作“定性”的分析），使得決策往往依靠管理者的個(gè)人積累的經(jīng)驗(yàn)。而且管理者要等每個(gè)月報(bào)表出來后才知道哪兒超了、哪兒省了，若要等此時(shí)才決策，恐怕早已為時(shí)已晚了，這種憑經(jīng)驗(yàn)決策及事后決策（控制）的方法與市場經(jīng)濟(jì)是極其不相適應(yīng)的（可能也是“實(shí)屬無奈”），也根本無法控制住項(xiàng)目成本。此外，由于項(xiàng)目成本管理的“一次性”特點(diǎn)，也在客觀上決定了決策的“一次性”，過程控制中的決策失誤將無“后悔藥”可吃。

軟件系統(tǒng)通過對那些成本原始數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的加工處理，運(yùn)用一定的計(jì)算模型，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目成本管理的事前計(jì)劃、事中控制、事后分析等全過程的“定性”、“定量”分析，更重要的是通過這些“定性”、“定量”分析使項(xiàng)目管理者對成本過程控制中的“薄弱環(huán)節(jié)”作到心中有數(shù)，及早應(yīng)對。所有這些從理論上（因?yàn)闆Q策是管理者的行為，有人為因素參雜）保證了決策的科學(xué)性。此外，這套軟件系統(tǒng)可實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的進(jìn)行成本數(shù)據(jù)歸集、查詢，從而真正起到對項(xiàng)目成本管理科學(xué)決策的支持作用,從某種意義上來說，這套系統(tǒng)也是項(xiàng)目成本管理的決策支持系統(tǒng)——輔助項(xiàng)目管理者科學(xué)決策。

2 解決的四個(gè)主要問題

2.1 準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的項(xiàng)目成本核算

軟件系統(tǒng)本身就是一個(gè)業(yè)務(wù)平臺(tái)，從根本上消除了各業(yè)務(wù)部門的“隔離”，財(cái)務(wù)部門不但能了解項(xiàng)目成本產(chǎn)生的全部過程，而且伴隨著各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的每一個(gè)作業(yè)，財(cái)務(wù)都有相應(yīng)的反應(yīng)。如材料部門在記錄一筆材料出庫、退庫的同時(shí)，財(cái)務(wù)也得到了這個(gè)信息，并將相應(yīng)的材料費(fèi)用計(jì)入實(shí)際成本；經(jīng)營部門對分包商每完成一筆結(jié)算，財(cái)務(wù)就產(chǎn)生相應(yīng)的應(yīng)付款等等。可以看出正是這種成本數(shù)據(jù)信息的通暢、透明，才保障了項(xiàng)目成本的準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)成本核算才成為可能。

2.2 權(quán)責(zé)明確的過程控制

項(xiàng)目部不僅要進(jìn)行管理范圍內(nèi)的權(quán)責(zé)劃分，且還要處理外部錯(cuò)綜復(fù)雜的權(quán)責(zé)關(guān)系：項(xiàng)目部建筑主材往往由公司或甲方供應(yīng)；專業(yè)分包中公司與甲方也往往參與其中；項(xiàng)目部對公司的承包方式（實(shí)際上就是權(quán)責(zé)劃分）多種多樣等等。哪些成本由材料部門負(fù)責(zé)，哪些由機(jī)械部門負(fù)責(zé)；哪些成本是由公司負(fù)責(zé)，哪些由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)；哪些成本由A分包隊(duì)負(fù)責(zé)哪些由B分包隊(duì)負(fù)責(zé)等等。而且，在市場經(jīng)濟(jì)條件下要作到權(quán)責(zé)明確還必須進(jìn)行“量價(jià)分離”，如公司供應(yīng)主材時(shí)“價(jià)”對項(xiàng)目部是不可控的，而“量”是可控的，此時(shí)，這種材料的成本就由公司和項(xiàng)目部共同產(chǎn)生。對項(xiàng)目部來說就要對所有這些（成本的）權(quán)責(zé)進(jìn)行劃分并跟蹤，否則，成本的“過程控制”將無法控制好。

已往在某些建筑企業(yè)也實(shí)行了“全員、全過程成本管理”，但由于成本管理手段的落后及制度方面的原因，使得責(zé)任成本制定容易、跟蹤難、考核更是難上難，這就造成項(xiàng)目成本誰都負(fù)責(zé)，而實(shí)際上又誰都不負(fù)責(zé)的局面。

軟件系統(tǒng)可以很方便地幫助項(xiàng)目部進(jìn)行目標(biāo)成本分解，依實(shí)際情況將目標(biāo)成本明晰地劃分為“可控”及“不可控”部分（注意：此“不可控成本”并非與項(xiàng)目部無關(guān)了，而是從“量”或“價(jià)”角度按權(quán)責(zé)劃分不由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)的），對“不可控”部分成本的盈虧項(xiàng)目部能說明盈虧的原因，對“可控”部分成本進(jìn)行進(jìn)一步的權(quán)責(zé)劃分，將其落實(shí)到責(zé)任部門及責(zé)任人，實(shí)時(shí)利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對其發(fā)生成本進(jìn)行計(jì)算、數(shù)據(jù)歸集、分析，并對其進(jìn)行跟蹤，使得成本的“過程控制”“有章可循、有據(jù)可查”，配合項(xiàng)目部相關(guān)成本管理制度使“成本誰都負(fù)責(zé)，誰又都不負(fù)責(zé)”這個(gè)局面得以徹底改觀。

2.3 動(dòng)態(tài)的“盈虧分析”

項(xiàng)目管理者關(guān)心在項(xiàng)目實(shí)施過程中到底是盈了還是虧了，盈了——盈了多少，虧了——虧了多少，這在過去往往是誰也說不清，其中一個(gè)重要的原因是——項(xiàng)目施工環(huán)境的“動(dòng)態(tài)性”。